Кадрові процеси, які має контролювати керівник кадрової служби
(модуль 3 із 10)

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник «Повідомлення про прийняття на роботу: коли (не) подавати до ДПС»

Електронне працевлаштування у 2026 році: що зміниться для роботодавців і працівників

Зразок заповнення форми Повідомлення про прийняття на роботу за додатком 1

Зразок заяви про прийняття на роботу

Зразок наказу про прийняття на роботу

Онлайн працевлаштування та звільнення через Дію і систему «Обрій»

Подання Повідомлення про прийняття: процедура та форма

Роз’яснення ДПС «Щодо подання повідомлення про трудові відносини через Електронний кабінет»

---

Текстове розшифрування відео

Мої вітання, колеги! Продовжуємо навчання. Запрошую вас на перший урок третього модуля — "Прийняття працівника". Увага на своєчасність подання повідомлень до податкової, Пенсійного фонду та ТЦК. Починаємо з подання повідомлення до податкової.

Як ви знаєте, працівник не може бути допущений до роботи без подання повідомлення до податкової. Хочу звернути вашу увагу, що є кілька підстав для подання такого повідомлення, але в рамках цього курсу, цього уроку, будемо говорити саме про трудові відносини.

І одразу хочу зазначити, що таке повідомлення до податкової подається виключно у випадках, коли починаються трудові відносини. Ми приймаємо основного працівника, зовнішнього сумісника чи внутрішнього сумісника — три випадки. При цьому не подаємо таке повідомлення, якщо приймаємо на роботу директора, і це прямо передбачено постановою №413. Відомості про директора підтягуватимуться з Єдиного державного реєстру.

Також не подаємо повідомлення при поверненні на роботу після закінчення військової служби, при припиненні відпустки для догляду за дитиною до трьох або до шести років, при поверненні до роботи після тривалої відпустки без оплати, після закінчення призупинення. У всіх цих випадках трудові відносини не переривалися, тому повідомлення до податкової не подається.

Не подаємо повідомлення також при переведенні на іншу посаду та при встановленні повної чи неповної зайнятості.

Таке повідомлення подається за формою, наведеного в додатку 1 до постанови №413. Воно підписується керівником та головним бухгалтером (за наявності такої посади) і подається до податкової за місцем обліку платника єдиного соціального внеску.

Щодо можливих способів подання повідомлення: основний спосіб — це подання засобами електронного зв'язку з використанням електронного цифрового підпису.

Якщо в нас немає технічної можливості подати таке повідомлення засобами електронного зв'язку, допускається можливість подати його на паперовому документі разом із електронною копією. Тобто ми заповнюємо паперовий бланк і додаємо, наприклад, на флешці аналогічний бланк, заповнений в електронному форматі. Цей спосіб дуже часто використовується, коли, наприклад, відсутнє електричне живлення і неможливо подати повідомлення своєчасно через електронні засоби.

Також хочу звернути вашу увагу, що незабаром з'явиться можливість автоматичного подання такого повідомлення. Воно буде подаватися автоматично для учасників програми «Обрій». Ті, хто буде зареєстрований в додатку «Дія» і братиме участь в цій програмі, зможуть автоматично подавати повідомлення. Це система вже передбачена на папері, але технічна реалізація цієї можливості запланована на третій квартал 2026 року. З того часу ця функція стане доступною.

На даний момент ми відповідаємо за подання повідомлень самостійно. Строк подання повідомлення, як я вже зазначала, — це до початку фактичної роботи працівника. Безпечним варіантом буде видача наказу і подання повідомлення до податкової в той самий день.

Зверніть увагу, що ні воєнний стан, ні відключення світла, ні будь-які інші обставини не змінюють строк подання такого повідомлення. Чи можна подати таке повідомлення в п’ятницю, а працівник розпочне роботу в понеділок? Так, це класичний випадок, і він є безпечним. Чи можна подати повідомлення в день працевлаштування? Так, і в цьому випадку є безпечний варіант. Якщо ми подаємо повідомлення, скажімо, о 9-й ранку, а зміна працівника почнеться пізніше, наприклад, о 2-й годині дня, то по документах буде чітко видно, що повідомлення подано до початку фактичної роботи.

Але якщо подати повідомлення з невеликим запізненням, наразі не відомо випадків, коли за це накладають серйозні штрафи. Хочу звернути вашу увагу, що раніше несвоєчасне подання повідомлення прирівнювалося до ситуації, коли працівник неоформлений. Зараз ми відійшли від цієї практики, хоча інколи за допомогою судів. Однак тепер не можна стверджувати, що неподання або несвоєчасне подання повідомлення є підставою для визнання працівника неоформленим.

Водночас, я наводжу можливі варіанти відповідальності, які можуть бути застосовані. Держпраці, як правило, вважає, що за це слід накладати штраф у розмірі 10 мінімальних зарплат. Проте суди іноді скасовують такі штрафи, визнаючи, що прострочення подання повідомлення не може бути прирівняно до неоформленого працівника. Формально штраф може бути накладений, але він зазвичай складає одну мінімальну зарплату. І зверніть увагу, що під час воєнного стану діють певні послаблення: якщо усунути порушення, можна обмежитися лише зауваженнями та адміністративним штрафом.

Тепер рухаємося далі. Оперативні відомості до Пенсійного фонду. Такі відомості подають не всі роботодавці, а тільки ті, які зазначені в підпункті 4 пункту 2 постанови №1332. Я думаю, ви вже знайомі з ними. Це органи державної влади, інші державні органи, органи місцевого самоврядування, а також критичні підприємства. Звичайні товариства з обмеженою відповідальністю, які не є критичними підприємствами, такі відомості не подають. І, звісно, ФОПи не подають таких відомостей. Ці відомості подаються через портал Пенсійного фонду.

Якщо говорити формально, то ми зобов'язані подати оперативні відомості стосовно всіх працівників, яких приймаємо на роботу. Є кілька підстав для подання таких відомостей, але в рамках нашої теми ми зосереджуємо увагу саме на працевлаштуванні. Тому підкреслюю, що такі відомості потрібно подавати абсолютно для кожного працівника, якого ми приймаємо на роботу.

Але варто зазначити, що ця постанова та необхідність подання оперативних відомостей напряму пов'язана з можливістю бронювання працівників. Оперативні відомості дозволяють швидко включити працівника в різні реєстри, що дає можливість оперативно забронювати його. Однак на практиці, як показала ситуація, не виникає жодних негативних наслідків для роботодавця, якщо ці відомості подавати лише стосовно військовозобов'язаних працівників. Більше "підстраховки" буде, якщо подавати відомості також по призовниках і резервістах, хоча ці категорії не підлягають бронюванню.

Таким чином, хоча по закону маємо подавати відомості для всіх працівників, на практиці, якщо подавати їх лише для військовозобов'язаних, наслідків для роботодавця не буде. Оперативні відомості подаються не пізніше наступного календарного дня після прийняття працівника на роботу. Це стосується також випадків переміщення працівника з одного структурного підрозділу в інший, переведення на іншу постійну роботу або посаду.

Зверніть увагу на важливе уточнення: подати відомості потрібно не пізніше наступного календарного дня, а не робочого дня. Тобто це може бути сьогодні або завтра — максимальний строк для подання. Пенсійний фонд також надавав роз’яснення, що можливість подання оперативних відомостей відкривається з моменту офіційного працевлаштування, а не з дати видання наказу. Офіційна дата — це саме дата початку роботи. Наприклад, якщо наказ видано 14 серпня, а робота починається 20 серпня, відомості можна подати 20 або 21 серпня.

Ось конкретний приклад: якщо наказ видано 17 квітня (це п'ятниця), а дата початку роботи — в понеділок, то оперативні відомості потрібно подати до понеділка або у вівторок.

Якщо орієнтуємося на нормативні строки та приклади, наведені в роз'ясненнях Пенсійного фонду, то ми можемо подати оперативні відомості 20 та 21 квітня, оскільки 17, 18 та 19 квітня — це ще не наш працівник. Ми тільки видали наказ, але фактичний початок роботи відбудеться з 20 числа.

Іще один приклад. Якщо наказ видано 16 квітня (четвер), а працівник розпочинає роботу в п’ятницю 17 квітня, то ми нормативно можемо подати відомості 17, 18 квітня (п’ятниця) і навіть у суботу. Хоча субота для нас може бути вихідним днем, система все одно прийме ці відомості. Однак важливо пам’ятати, що треба вирішити питання з оплатою працівників, які будуть залучені до подання таких відомостей. Подати їх можна лише в п’ятницю та суботу. Пізніше система вже не дозволить подати відомості.

Зверніть увагу, що прострочення подання оперативних відомостей не призводить до штрафу, але можуть виникнути проблеми з бронюванням працівника. Як я вже згадувала на початку, основна мета подання цих відомостей — це прив'язка до бронювання працівника.

І наостанок, поговоримо про повідомлення до ТЦК. Ми подаємо його за формою з додатку 4, якщо приймаємо на роботу працівника, який є призовником, військовозобов'язаним або резервістом. Таке повідомлення потрібно подати у семиденний строк з дня видання наказу, а не з дня фактичного початку роботи. Тобто семиденний строк відлічується саме від дня видання наказу, а не від початку роботи. День видання наказу не враховується за нормами законодавства, тому важливо орієнтуватися на семиденний термін саме з дня видачі наказу. Якщо ви будете дотримуватися більш раннього строку, то точно не пропустите дедлайн.

Але якщо виникне ситуація, коли ви подали повідомлення в останній день семиденного строку, і раптом виникнуть претензії з боку ТЦК, зверніть увагу, що законодавчо строк відраховується з дати події, тобто з наступного дня після видання наказу. Дата видання наказу не враховується. Вихідних перенесень немає. Якщо сьомий день — граничний строк подання повідомлення — припадає на вихідний, то потрібно подати його завчасно, в останній робочий день. На наступний робочий день строк не переноситься.

Повідомлення за додатком 4 подається до ТЦК, а не до вашого працівника. Також хочу нагадати базові правила: таке повідомлення подається для всіх працівників, які є призовниками, військовозобов'язаними чи резервістами. Повідомлення є персональним і не подається на групу осіб. Воно подається разом із супровідним листом. Не передбачено можливості внесення виправлень. Заповнити повідомлення може відповідальна особа, але підписує його виключно керівник.

Ще одна важлива деталь: до ТЦК подається ще один додаток — додаток 1. Цей додаток подається в разі прийняття на роботу, звільнення чи увільнення працівника. Але ми зараз говоримо саме про працевлаштування. Додаток 1 подається, якщо на роботу приймається керівник або особа, відповідальна за ведення військового обліку.

Зверніть увагу, що таке повідомлення подається за додатком 1 і повинно бути подано у семиденний строк з дати видання наказу про прийняття чи призначення. Всі правила щодо обліку семиденного строку є такими самими, як і для додатку 4: сім календарних днів, строк відраховується з наступного дня після видання наказу, і немає перенесення на вихідний день. Тобто, якщо граничний строк подання повідомлення припадає на вихідний день, його треба подати завчасно.

Щодо способів подання додатку: немає технічної можливості подати його за допомогою програмного забезпечення, зазвичай таке повідомлення надсилають поштою, рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Це наша рекомендація для вашої підстраховки, як особи, яка подає таке повідомлення. Також ви можете занести повідомлення особисто, якщо це вам зручніше. Цей спосіб також дозволений.

Додаток 1 подається до ТЦК, з яким ми знаходимося на адміністративно-територіальній одиниці.

Колеги, дотримуйтесь граничних строків, не порушуйте їх, і ви уникнете негативних наслідків з боку контролюючих органів. Переходьте до наступного уроку!