Особова картка П-2: форми, для кого обовʼязкова, чому від неї не відмовляються

Сьогодні розберемося: хто зобов’язаний вести особову картку П-2, а хто може від неї відмовитися? Що змінилося у веденні форми П-2 для держслужбовців і чи справді можливий повний перехід на електронний кадровий облік без паперових карток? Та чому особова картка досі фактично використовується навіть там, де її прямо не вимагають?

 

Чи є ведення особової картки П-2 обов’язком роботодавця

До недавнього часу особова картка за формою П-2, яку свого часу було затверджено спільним наказом Держкомстату України та Міноборони України від 25.12.2009 №495-656 (далі – наказ № 495) була основним первинним документом з обліку працівників і обов’язково перевірялася Держпрацею. Її мали вести всі юридичні особи незалежно від форми власності, а також ФОП із найманими працівниками. За відсутність картки застосовувалися штрафи як за інші порушення вимог трудового законодавства.

Наразі, за роз’ясненнями Мінекономіки та Держпраці, роботодавець самостійно визначає, чи вести особову картку працівника. Більше про це тут. Водночас обов’язок щодо обліку персональних даних працівників та кадрових змін на підприємстві зберігається. У зв’язку з цим, у разі відсутності електронної системи кадрового обліку на підприємствах особова картка використовується як зручний інструмент. При цьому найчастіше застосовується форма П-2.

 

Для кого особова картка є обов’язковою за законодавством

Водночас свобода вибору стосується не всіх роботодавців.

Для державних службовців ведення Особової картки держслужбовця затверджено наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20 (далі – наказ№ 77-20). Але актуальну форму наразі затверджено наказом НАДС наказ від 03.02.2026 №17-26 (далі – наказ №17-26) і прямо передбачене ч. 1 ст. 37 Закону України від 10.12.2015 № 889-VIII «Про державну службу». Аналогічно в органах місцевого самоврядування використовується спеціальна форма П-2ДС, яка є обов’язковою частиною кадрового діловодства. Або в ОМС може застосовуватися особова картка для держслужбовців.

Особова картка держслужбовця враховує ранги, категорії та особливості служби.

 

 

Які зміни у формі П-2 для держслужбовців запроваджені з 17 квітня 2026 року

З 17 квітня 2026 року набули чинності оновлені правила ведення особових карток держслужбовців, ключовою зміною яких є перехід на електронний формат. Ми про це розповідали тут. Відтепер особова картка заповнюється українською мовою без скорочень. У разі наявності інформаційної електронної системи, документ підписується кваліфікованим електронним підписом і зберігається в електронній базі. Паперовий формат застосовується лише за відсутності електронної системи.

Зокрема, це означає, що у разі зміни, наприклад, місця проживання державного службовця, відповідні дані вносяться до електронної системи. Якщо ж електронна система відсутня, особова картка заповнюється на комп’ютері, друкується і підписується власноруч.

Крім того, нова форма передбачає наявність інформації про контактну особу для зв’язку у разі потреби, рівень володіння іноземними мовами, а також більш детальні відомості щодо військового обліку, професійного розвитку та відряджень.

Відбувся також перерозподіл відповідальності за заповнення: перші 12 пунктів (особисті дані, освіта, контакти) заповнює сам держслужбовець, а пункти з 13-го по 20-й – служба управління персоналом.

 

Чи потрібно перезаповнювати особові картки після змін у формі

 

Оновлення форми особової картки для держслужбовців не означає необхідності терміново перезаповнювати картки на всіх працівників.

За роз’ясненнями НАДС, особові картки, оформлені за попередньою формою до внесення змін, залишаються чинними. Разом з тим, за потреби, особові картки усіх державних службовців можуть бути оновлені.

Для приватних підприємств ситуація аналогічна: у разі оновлення форми П-2 допускається лише актуалізація даних шляхом внесення нових реквізитів, наприклад, актуального коду за Класифікатором професій, до вже сформованих карток без необхідності створення нових документів.

 

Чому особова картка П-2 залишається важливою для кадрового обліку

Попри рекомендаційний характер форми П-2 для приватних підприємств фактично залишається необхідною через вимоги Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58. Роботодавець зобов’язаний ознайомлювати працівника під підпис в особовій картці з кожним записом у трудовій книжці (прийняття, переведення, звільнення). Крім того, саме в особовій картці ведеться облік відпусток, у тому числі за попередні роки. Це дозволяє контролювати залишки, адже невикористані щорічні та соцвідпустки на дітей не «згорають», а підлягають використанню надалі. У зв’язку з цим особа відповідальна за кадровий облік має чітко відслідковувати їх обсяг і періоди надання.

Саме тому для щорічних відпусток в особовій картці зазначається робочий рік, який обчислюється з дати прийняття працівника на роботу.

Приклад

З 12 травня 25 року по 11 травня 2026 року

Натомість для соцвідпусток на дітей, «чорнобильських», учасникам бойових дій, а також відпусток без збереження зарплати облік ведеться в межах календарного року.

Приклад

01 січня 2026 року по 31 грудня 2026 року

 

Яка структура особової картки П-2 та які дані вона містить

Особова картка має чітку структуру та складається з п’яти розділів, зокрема: загальні відомості, які містять персональні дані працівника; військовий облік – розділ може залишатися незаповненим або містити загальну інформацію, оскільки відповідні дані формуються у Списках персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487) освіта та підвищення кваліфікації – зазначається інформація про освіту та професійне навчання, у тому числі за рахунок роботодавця; призначення і переведення – відображаються дані про кадрові переміщення працівника; відпустки – фіксуються всі види відпусток, наданих працівнику під час роботи. Окремо передбачена графа «Додаткові відомості», де може зазначатися інформація про державні нагороди, знання іноземних мов, участь у бойових діях тощо.

 

Як правильно оформлювати та вести особову картку працівника

Оформлення та ведення особової картки здійснюється відповідно до встановлених правил і є обов’язковим для роботодавця.

Зокрема, у разі прийняття рішення про ведення особових карток вони заводяться на кожного працівника незалежно від виду трудових відносин: за основним місцем роботи, за сумісництвом (як внутрішнім, так і зовнішнім), а також на тимчасових і сезонних працівників та працівників за строковими договорами. Особова картка також заповнюється у разі повторного прийняття працівника на роботу.

Картка П-2 заповнюється в одному примірнику виключно на підставі оригіналів документів: паспорта, диплома, військово-облікового документа та наказу про прийняття на роботу. Окремі відомості, щодо складу сім’ї та контактних даних, можуть зазначатися зі слів працівника. Первинне заповнення особової картки доцільно здійснити не пізніше 5 днів з дати початку роботи.

Усі кадрові зміни – відпустки, переведення та інші – підлягають обов’язковому відображенню в особовій картці, як і оновлення персональних даних працівника.

 

Як зберігати особові картки працівників і захистити персональні дані

Оскільки особові картки містять значний обсяг персональної інформації, вони повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах, що унеможливлюють несанкціонований доступ. З метою зручності їх доцільно систематизувати за алфавітом або структурними підрозділами.

 

Який строк зберігання особових карток після звільнення працівника

Особові картки належать до справ з кадрових питань (особового складу), що мають тривалий строк зберігання, і передаються до архіву установи через два роки після завершення їх ведення. Загальний строк їх зберігання становить 75 років, який обчислюється з 1 січня року, наступного за роком звільнення працівника.

На практиці це означає, що особові картки працівників, звільнених у 2026 році, зберігаються у кадровій службі до 31 грудня 2028 року, після чого з 1 січня 2029 року передаються до архіву установи, де зберігаються до 2101 року.

Наприклад, якщо через 20 років колишньому працівнику знадобляться дані про стаж чи характер роботи для перерахунку пенсії, саме правильно заповнена Картка П-2 може слугувати підтвердженням кадрової інформації.

 

Висновки

1. Особова картка П-2 залишається ключовим елементом кадрового обліку.
2. Для приватних підприємств вона має рекомендаційний характер, і роботодавець самостійно вирішує, чи використовувати її у кадровому обліку, тоді як для державної служби та ОМС вона є обов’язковою.
3. З 17 квітня 2026 оновлено форму особової картки держслужбовця, яка передбачає електронний формат ведення та зберігання в інформаційних системах.

 

Відео на тему:

Заповнюємо особову картку за типовою формою № П-2

 

Брошури та чеклісти:

Практичний посібник кадрових документів «Заповнюємо особову картку П-2 та формуємо особову справу»

 

Шаблони та зразки документів:

Особова картка працівника

Особова картка (ОМС)

 

Статті на тему:

(Не)обов’язкова особова картка П-2: шокуюче роз’яснення Мінекономіки

Нова особова картка державного службовця: форма, (не)обов’язковість, особливості ведення