Заголовок тимчасово відсутній

1. Додавайте документи в хронологічному порядку. Пунктом 12 глави 2 розділу IVПравил 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text передбачено, що в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи). Наприклад, у вас буде заява про прийняття, копія або витяг наказу про прийняття, особовий листок з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорту і т.д.

2. Ні, особова картка не зберігається в особовій справі. Адже це різні документи і це не передбачено Правилами 1000/5.

3. Особові картки працівників зберігайте окремо від інших документів — в окремій картотеці. На практиці роботодавці використовують картотечні шухляди (або картотечні відділення спеціальних шаф та робочих столів). Якщо багато працівників, то групуйте окремо для кожного підрозділу, розташовуйте в алфавітному порядку всередині групи. Якщо кількість невелека, то можна зберігайте всі разом, не розділяючи їх на групи, але розташовуйте в абетковому порядку. Особові картки звільнених розподіляйте за роками. Усередині групи, що відповідає певному року, дотримуйтесь абеткового порядку. Справи тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення в діловодстві передаються до архіву установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування (Гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5). Це стосується і особових справ, оскільки термін їх зберігання 75 років після звільнення працівника.

4. Вести окремий журнал для реєстрації особових карток недоцільно. Оскільки роботодавець веде особові картки на всіх працівників, яких приймає на роботу, то кожній особовій картці можна присвоїти номер, що відповідатиме порядковому номеру за Журналом обліку прийняття працівників. Разом із тим ви можете визначити і інший спосіб призначення нумерації особовихь карток, прописавши це наприклад в інструкції з діловодства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!