Працівник може надати заяву про звільнення за власним бажанням роботодавцю або в електронному вигляді з використанням кваліфікованого/удосконаленого електронного підпису (КЕП), або використовуючи електронну пошту, месенджери чи інші засоби електронного зв’язку, якщо такий спосіб комунікації було обрано між роботодавцем та працівником.

В період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій роботодавець може визначити самостійно. Єдина умова — забезпечити достовірний облік роботи, яку виконує працівник, та облік витрат на оплату праці згідно ст. 7 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27


1. Надішліть працівникові зразок чи трафарет відповідної заяви. Оптимальний варіант, коли працівник напише заяву на папері, сфотографує її і направить на вайбер/телеграм/пошту кадровику чи директору. Якщо немає можливості написати заяву на папері, працівник може надіслати звичайне текстове повідомлення електронною поштою або в месенджер.


2. Зробіть скрин екрана та роздрукуйте заяву.


3. Зробіть наказ, отримайте підпис директора. Директор може проставити звичайний підпис чи ЕЦП. Надішліть наказ працівнику у відповідь на заяву. Ознайомити працівника з наказом зобов’язує пункт 11 глави 9 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Для того щоб полегшити взаємодію, раджу надсилати фотографію наказу. Якщо надсилатимете наказ у ПДФ, може статися, що працівник не відкриє файл через відсутність програмного забезпечення. 
Якщо у працівника є можливість роздрукувати фото наказу, попросіть засвідчити ознайомлення на роздруківці, сфотографувати наказ із відміткою і надіслати вам світлину. Приклад відмітки про ознайомлення згідно з ДСТУ 4163:2020:

«З наказом ознайомлений
Петренко Ігор ПЕТРЕНКО
 дата»

Якщо у працівника немає можливості роздрукувати наказ та підписати його, необхідно, щоб у месенджері останній надав підтвердження ознайомлення. Таке ознайомлення може бути сформовано наступним чином: «З наказом про звільнення ознайомлений дата».


4. Пункт 3 Порядку № 1042 скеровує, що факт доведення інформації або документів до відома працівника. Застосуємо цю норму як рекомендацію для інших роботодавців.
Складайте протокол у довільній формі в одному примірнику, зафіксуйте такі відомості:
 дата, час та місце, коли склали протокол;
 підстава надсилання документів — стаття 7 Закону № 2136;
 дата, час і вид засобу телекомунікаційного зв’язку, за допомогою якого надіслали документи;
 найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника;
 контактні дані працівника, за якими надіслали документи, — номер телефону, адреса електронної пошти тощо;
 короткий зміст надісланих документів;
 підпис, дата, найменування посади, прізвище та власне ім’я працівника, який надіслав документи та склав протокол;
 відомості про додатки до протоколу, що підтверджують факт надсилання документів (копія знімка екрана тощо).

Щодо відпустки, у період дії воєнного стану роботодавець за заявою працівника, який виїхав за межі території України або набув статусу внутрішньо переміщеної особи (ВПО), обов’язково надає відпустку без збереження зарплати тривалістю, визначеною у заяві, але не більше 90 к. д. Період такої відпустки не враховують до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку згідно ч. 4 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n43. Мінекономіки на своєму сайті 01.08.2022 роз’яснило: загальна тривалість відпусток, що працівнику надали одноразово або частинами, не повинна перевищувати 90 к. д. протягом дії воєнного стану. Отже, дану відпустку можна надати тривалість 10 к. д.

Щоб оформити відпустку, отримайте від працівника заяву, видайте наказ.

Буде корисним матеріал - https://storage.kadroland.com/content/record/897/prezentatsiia_Zvilnennia_v_umovakh_voien.pdf

Раді допомогти, звертайтесь ще!