Чи потрібно вести особові справи для всіх працівників

Ні, не обов'язково.

Категорії працівників, для яких особові справи ведуть в обов’язковому порядку, визначають за Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, далі - Перелік № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

Особові справи в обов’язковому порядку ведуть, незалежно від того, яка зайнятість неповна чи це строковий трудовий договір на:

керівників;
менеджерів;
службовців;
професіоналів;
фахівців;
сумісників.
Строк зберігання особової справи - 75 років після звільнення згідно ст. 493, 495 Переліку № 578/5.

Можна не вести особові справи на робітничі спеціальності, в тому числі на охоронців. Для працівників інших категорій (код за КП починається цифрами 5-9) основне джерело відомостей про трудову діяльність це особова картка П-2. Тому підприємство самостійно визначає, чи формуватиме для цих працівників особові справи. Строк зберігання особових справ для «інших категорій» законодавство не визначає, але зазвичай - це 3 роки після звільнення.

Буде корисною стаття - https://kadroland.com/news/1273-osobova-sprava-yak-vesti-ta-zberigati

Раді допомогти, звертайтесь ще!