Перш за все, необхідно домовитись про альтернативні способи обміну документами відповідно до ч. 2 ст. 7 Закону України "Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану" від 15.03.2022 № 2136-ІХ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27. Для цього працівник має подати відповідну заяву, а роботодавець видати наказ.

Такими способами можуть бути:

1. Електронний документ + ЕЦП. Тобто, коли заява/наказ надіслані в електронній формі з використанням електронно-цифрового підпису.
2. Обмін фото/скан-копіями. Працівник пише заяву, робить її фото і надсилає роботодавцю через e-mail або за допомогою месенджерів. Роботодавець видає наказ, робить фото чи висилає скан-копію працівнику. Працівник роздруковує висланий наказ, підписує його, робить фото і знов висилає його роботодавцю. Інший варіант: працівник в електронному листі зазначає свої прізвища, ім’я та по батькові, посаду та дати ознайомлення, а також пише «З наказом про ........ від....... №...... ознайомлений».
3. Листування поштою. Працівник пише заяву і відправляє роботодавцю.
4. Текстове повідомлення на електронну пошту чи месенджер.

Після узгодження питання обміну документами працівник подає заяву про звільнення, роботодавець видає наказ про звільнення.

У день звільнення необхідно видати трудову книжку (п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 N 58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text), копію наказу про звільнення та повідомлення про нараховані та виплачені суми (ст. 47 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n310), а також провести остаточний розрахунок відповідно до ст. 116 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n697. Враховуючи, що працівник наперед знає, що отримати трудову книжку особисто не зможе, він має подати відповідну заяву про пересилання його трудової книжки засобами поштового зв'язку. На підставі заяви працівника у день звільнення трудову книжку необхідно заповнити та направити поштою на адресу, зазначену у заяві. Копію наказу про звільнення та повідомлення про нараховані та виплачені суми вручаються працівнику в обумовлений спосіб.

Енциклопедія кадровика з цього питання за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/4870.

Раді допомогти, звертайтесь ще!