Виправлення дублювання номерів наказів у кадровому обліку

Якщо можливо, поруч із порядковим номером наказу поставте на документі та в журналі додатковий індекс «а», відокремте його від основного номеру (індексу) правобічною похилою рискою, наприклад № 37/К/ТР/а. У графі «Примітка» журналу реєстрації наказів зазначте, що реєстраційний індекс уточнили у зв’язку з помилковим дублюванням номера наказу.

Але, уточнюйте реєстраційний індекс наказу тільки після того, як проаналізуєте: скільки копій наказу виготовили; кому передали копії наказу; чи вносили на підставі наказу записи до інших документів.Це необхідно, щоб уточити реєстраційний індекс наказу в усіх примірниках його копій, а також в інших документах, куди внесли посилання на наказ, і в подальшому — щоб уникнути непорозумінь чи юридичних казусів.

Але, скоріш за все, у Вашому випадку (так як задубльований номер присвоїли наказу про звільнення від 20.09.2024) не рекомендуємо вживати жодних заходів для виправлення помилки. Зробіть відмітку в журналі про те, що номер продубльований у двох наказах; зазначте дати наказів.

Відомості про дублювання наказу включіть до підсумкового запису в журналі, який робите після завершення діловодного року за заразком:

"За 2024 рік зареєстровано ___ (________________) кадрових наказів тривалого строку зберігання (№1 від __,__,20__, №____ від 31.12.2024).
Через технічну помилку два накази зареєстрували під одним номером (№37/К/ТР від 11.09.2024 та№ 37/К/ТР від 20.09.2024)".

Раді допомогти, звертайтесь ще!