Чи потрібно оформляти інформаційний лист при прийнятті на роботу

Інформаційний лист не є обов’язковим кадровим документом.

Трудовим законодавством не визначено обов’язку роботодавця оформлювати інформаційний лист при прийнятті працівника на роботу.

Так, відповідно до ст.24 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141

працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Тобто, алгоритм працевлаштування передбачає наявність наступних кадрових документів:

· заява працівника про прийняття на роботу;

· наказ на прийняття;

· письмовий трудовий договір (в разі потреби);

· повідомлення до податкової про прийняття працівника на роботу;

· особову картку за формою П-2 ( за рішенням роботодавця – детальніше у статті https://kadroland.com/news/2629-ci-zobovyazanii-robotodavec-vesti-kadrovii-oblik-iz-vikoristannyam-formi-p);

· оформлення особової справи;

Зверніть увагу, перелік документів, які повинні бути в особовій справі працівника, визначені п.12 гл.2 розділу IV Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237

і інформаційний лист серед них відсутній.

Однак, відповідно до ст.29 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175 до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника про:

1) місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;

2) визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;

3) права та обов’язки, умови праці;

4) наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору - під підпис;

5) правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);

6) проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;

7) організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);

8) тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;

9) процедуру та встановлені цим Кодексом строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

Ось для того, щоб ознайомити працівника з інформацією, переліченою в ст. 29 КЗпП і рекомендовано оформлювати інформаційний лист – як зручний спосіб інформування та отримання підтвердження у вигляді підпису про ознайомлення працівника. Однак, якщо на підприємстві розроблені інші способи інформування, наприклад зразки різних окремих повідомлень, то можете використовувати їх. Головне, щоб було підтвердження, що працівнику доведена до відома інформація, вказана у ст. 29 КЗпП.

Зразок Інформаційного листа для працівника при прийнятті на роботу у рубриці документи на Кадроленд - Інформаційний лист для працівника при прийнятті на роботу