Ознайомлення працівників з документами: дистанційна робота та нормативи

Роботодавець може впроваджувати альтернативні способи для обміну кадровими документами, видавши розпорядження (наказ), змінивши письмовий трудовий договір або окреме положення. Втім, важливо, щоб працівники були особисто ознайомлені з порядком обміну цими документами особисто під підпис.https://dp.dsp.gov.ua/novyny/obmin-dokumentamy-v-umovakh-viiny-zaporizhzhia/

Нормами трудового законодавства передбачено використання електронного обміну документами. Так, ч. 1 та ч. 2 ст. 7 Закону України від 15.03.2022 р. № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27 ) передбачено, що роботодавець у період дії воєнного стану може самостійно визначати порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці. Крім того встановлено право роботодавця і працівника на період дії воєнного стану домовитися про будь-який зручний спосіб електронної комунікації. Нагадаю, що норми Закону № 2136 поширюються на всі підприємства, установи, організації в Україні незалежно від форми власності, виду діяльності й галузевої належності,а також на фізосіб - роботодавців. Стаття 29 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175 також містить норму щодо електронного обміну документами між роботодавцем та працівником, згідно з якою у трудових договорах за згодою сторін можна передбачити альтернативні способи ознайомлення працівників із наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їх прав та обов’язків: «Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж з накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. У трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника, крім інформації, визначеної пунктом 4 частини першої цієї статті, що доводиться до відома працівників у порядку, встановленому цією статтею». Про наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах потрібно поінформувати працівника під підпис.

Корисною буде стаття https://kadroland.com/news/1528-obmin-zayavami-i-nakazami-cerez-mesendze

Оформлення заяв і наказів – 2024 & Обмін кадровими документами альтернативними способами https://kadroland.com/events/1082/2881

Раді допомогти, звертайтесь ще!