Акти про відсутність працівника, акти про відсутність зв'язку з працівником, підсумовуюча доповідна записка безпосереднього керівника працівника чи працівника відділу кадрів про усі вжиті заходи з розшуку працівника.

В цілому, алгоритм дій при звільненні працівника за п. 8-3 ст. 36 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n204) через відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль має бути наступний:

1) У табелі у Вас мають бути усі дні невиходу працівника на роботу без належних для цього підстав позначені як «НЗ», а також складені акти про відсутність працівника на роботі (спочатку їх потрібно складати кожен день (перші два тижні), потім – один-два рази на тиждень).

2) Також декілька разів спробуйте зв'язатися з працівником у присутності не менш ніж трьох працівників підприємства та складіть акти про безуспішні спроби цього.

3) Безпосередній керівник працівника має подати доповідну записку директору про тривалу відсутність працівника на роботі та невдалі спроби зв'язатися з ним.

4) Керівник підприємства на підставі доповідної записки безпосереднього керівника працівника має видати наказ про розслідування причин відсутності працівника на роботі й призначення виконавців розслідування (безпосередній керівник відсутнього працівника, працівник відділу кадрів тощо).

5) Направте працівнику звичайною поштою за місцем його реєстрації, а також електронною поштою та/або через мессенджери листи з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі (навіть якщо Ви впевнені, що працівник їх не отримає, Ви повинні це зробити й залишити собі квитанції про відправлення таких листів та зробити відповідні скриншоти).

6) Безпосередній керівник працівника чи працівник відділу кадрів має подати керівнику підприємства підсумовуючу доповідну записку про усі вжиті заходи з розшуку працівника (її текст може бути таким: «На підставі Вашого рішення (наказу) такого-то інформую про усі вжиті заходи щодо з'ясування причин відсутності на роботі такого-то працівника у такий-то період. Так, у такий-то період було протягом 4 місяців поспіль здійснено і зафіксовано таку-то кількість спроб зв'язатися з ним телефоном. У такі-то числа працівнику такому-то було направлено листи з пропозицією письмово пояснити причини відсутності на роботі. Жодні із вжитих заходів не допомогли отримати інформацію про такого-то працівника – він відсутній на роботі з такого-то числа й інформації про причини його відсутності немає»).

7) На підставі підсумовуючої доповідної записки керівник підприємства зможе видати наказ про звільнення працівника за п. 8-3 ст. 36 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n204) через відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль (його зразок Ви можете знайти у нашому розділі «Документи» за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/6789).

Раді допомогти, звертайтесь ще!