Виправлення помилок у зберіганні наказів перед архівуванням документів

Проведіть ревізію наказів. Накази різних видів з різними строками зберігання підшивайте до окремих справ — у хронологічному порядку, в межах року.

Новоствореним справам надавайте відповідні заголовки. Зазначайте заголовки на титульних аркушах або обкладинках.

За обсягом справа постійного або тривалого (понад 10 років) строку зберігання не має перевищувати 250 аркушів або 40 мм завтовшки (п. 2 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5). Якщо цей показник перевищено, справу діліть на томи (два та більше). Усі томи однієї справи матимуть однакові заголовки.

Не зазначайте в заголовку справи (на титульному аркуші, обкладинці, в описі справи) крайні реєстраційні індекси (номери), вміщених документів, хоча це й передбачено архівними правилами.

Тому що внаслідок переформування справ за результатами експертизи порядок розміщення наказів за реєстраційними індексами буде втрачено. Наприклад, після наказу з кадрових питань тривалого строку зберігання № 30 йтиме наказ № 20, оскільки наказ один стосується короткострокового відрядження, а наказ про відпустку з наданням матеріальної допомоги до кадрових наказів тривалого строку зберігання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!