Документи для закриття особової справи звільненої працівниці медзакладу
Вичерпний перелік документів, що мають бути в особовій справі, наведено у п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502).
Особова справа формується з таких документів і орієнтовно в такій послідовності: 1) опис документів особової справи; 2) особовий листок з обліку кадрів; 3) автобіографія; 4) копія паспорта; 5) копія облікової картки платника податків; 6) копія свідоцтва про шлюб (для працівників, у яких прізвище в паспорті не співпадає з прізвищем у інших документах); 7) копія документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання; 8) копія атестаційного листа, свідоцтва про підвищення кваліфікації (за наявності); 9) копія військово-облікового документа (військового квитка, посвідчення про приписку до призовної дільниці); 10) копії документів про надані пільги (у разi наявності); 11) заява про прийняття на роботу; 12) копія наказу про прийняття на роботу. Надалі в хронологічному порядку до особової справи за часом надходження додаються: копії наказів про переведення, звільнення, копії документів про освіту, підвищення кваліфікації, атестаційні листи, сертифікати, копії актів про зміни біографічних даних, довідки та інші документи. Можуть додаватися копії нагород і відзнак, копії свідоцтв про народження дітей (віком до 18 років), тощо. А от заяви та копії наказів про відпустки (будь-які), відрядження, стягнення, заохочення до особової справи не включають.
Копії документів працівника обов'язково мають бути завірені – згідно з п. 2 гл. 2 розд. IV вищезгаданих Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502), за загальним правилом діловодства до будь-якої справи (тобто і особової також) вміщують оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку. Отже, усі копії документів мають бути засвідчені (приміром, копія паспорта, ідентифікаційного коду, диплому тощо), а оригінали документів (наприклад, автобіографію працівника) засвідчувати не потрібно.
Завіряє копії або керівник підприємства, або уповноважена ним особа – та, у посадовій інструкції якої прописана відповідна функція або ж покладена на неї окремим наказом (як правило, такою особою є працівник кадрової служби). Оскільки ж наразі у Вас немає кадровика, то, відповідно, копії має завірити керівник підприємства.
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Необхідність подачі документів при зміні прізвища і стажу
Введення посади медичної сестри з кодом 3231 у документах
Зміни у військовому обліку: нові правила для сумісників та квот
Терміни подачі звіту по транспорту та військовому обліку
Чи потрібно припиняти відпустку при відкритті лікарняного
Під час перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3 років працівниці відкрили лікарняний у зв'язку з вагітністю та пологами. Бухгалтерія установи виплатила цій працівниці лікарняні. Чи повинна була працівниця припинити відпустку для догляду за дитиною до 3…
Звільнення заброньованого працівника: чи враховувати коефіцієнт зарплати
Лікарняні та сукупний дохід заброньованого працівника: аналіз
Звільнення працівника за медичним висновком про недієздатність
Як утримати матеріальну допомогу при звільненні працівника
Облік особистої справи при звільненні та новому прийнятті працівника
Правила внесення новоприйнятих працівників у військовий облік
Зміни в посадовій інструкції: як правильно оформити та ознайомити
Терміни направлення листа до ТЦК щодо військового обліку
Підкажіть, будь ласка, протягом якого терміну потрібно направити лист до тцк про відсутність даних за графами 3, 8, 13-16 до дод. 5? Від якої дати відштовхуватися? Дата формування витягу з Резерв +…
