Перенесення наказів про відпустку: особливості обліку та зберігання

Якщо в минулі роки у ваших наказах про надання щорічної відпустки додатково зазначалася виплата матеріальної допомоги на оздоровлення, такі накази слід перекласифікувати до документів тривалого строку зберігання. Це пов’язано з тим, що інформація про матеріальну допомогу має тривалий соціальний та правовий інтерес.

Тож перемістіть наказ після завершення діловодного року до справи з кадровими наказами тривалого строку зберігання. Розмістіть у справі за хронологією видання.

У графі «Примітки» журналу реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (де зареєстрований наказ про надання щорічної відпустки та матеріальної допомоги на оздоровлення) вкажіть, де надалі зберігатимете документ. Інформацію про долучення наказу до справи з наказами тривалого строку зберігання зафіксуйте і в Журналі реєстрації наказів тривалого строку зберігання. Відбийте у підсумковому записі після завершення діловодного року.

Якщо всі накази про надання щорічних відпусток містять інформацію про матеріальну допомогу на оздоровлення, встановіть для такої справи новий строк зберігання 75 років. Відповідну інформацію зазначте в номенклатурі справ, розробленій на той рік, коли формували справу та видавали накази про відпустки.

Витяги не потрібно робити, накази про надання матеріальної допомоги на оздоровлення не є документом особової справи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!