Друк кадрових документів: вимоги до формату та оформлення

Якщо підприємство створює кадрові документи, які складаються з кількох сторінок, наприклад анкету, автобіографію, особову картку працівника, то перед тим як їх друкувати, потрібно врахувати строк зберігання цих документів. Саме від цього залежить, чи можна друкувати їх з обох боків аркуша, чи тільки з одного. Згідно з ДСТУ 4163:2020 (пункт 7.11), документи постійного або тривалого зберігання (тобто понад 10 років) потрібно друкувати тільки з одного боку аркуша.

Це робиться для того, щоб забезпечити їхню довготривалу збереженість, бо з часом текст на зворотному боці може стиратись, просвічуватись або псуватись при підшиванні.

Натомість, документи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можна друкувати на обох боках аркуша, якщо вам так зручно або потрібно зекономити папір.

Щоб зрозуміти, до якої категорії належить конкретний документ, потрібно звернутись до Переліку типових документів зі строками зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту №578/5.

Наприклад: Особова картка працівника, автобіографія, заява про прийом на роботу — зберігаються 75 років, тому їх не можна друкувати з двох боків.
А ось анкета кандидата, який не був прийнятий, можна зберігати тимчасово, тому їх можна друкувати з двох боків аркуша. Тобто, перед тим як надрукувати багатосторінковий документ, просто перевірте в Переліку № 578/5, який у нього строк зберігання. Якщо 10 років або менше — можете друкувати двосторонньо. Якщо більше — тільки односторонній друк.

Зауважу, що згоду на обробку персональних даних не потрібно брати із січня 2014 року отримувати від працівника згоду на обробку його персональних даних взагалі не потрібно. Оскільки в Закон України від 01.06.2010 № 2297-VI «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI (далі - Закон № 2297) внесли зміни. Законною підставою обробляти персональні дані є дозвіл, наданий законом згідно п. 2 ст. 11 Закону № 2297 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2297-17/conv#n102. Згода потрібна, якщо немає іншої законної підстави обробляти персональні дані. Обробляти дані працівників визначено законодавством про працю. Працівник при прийнятті на роботу надає свої персональні дані, які визначені законодавством.

Раді допомогти, звертайтесь ще!