Документальне обґрунтування зберігання трудових книжок працівників організацій

З 10.06.2021 у роботодавця немає обовязку зберігати трудові книжки працівників, які прийняті після цієї дати. Тобто якщо ви зараз приймаєте працівника на роботу, то просто за вимогою працівника внесіть записи до ТК, яка буде зберігатись у працівника і поверніть її працівнику. Навіть зазаявою приймати на зберігання трудові книжки таких працівників буже порушенням ведення обліку ТК, за що може бути передбачена відповідальність. Трудові книжки працівників, які були прийняті до 10.06.2021 роботодавець і надалі продовжує зберігати у себе. Такі ТК будуть повернуті працівникам у разі їх звільнення. Це пряма вимога Інструкції 58. Але зараз в період воєнного стану працівники можуть звернутись із заявою до роботолавця з проханням віддати саме їм на зберігання трудові книжки.
Якщо працівник звертається із вимогою надати йому паперову трудову книжку, яка ще обліковується на підприємстві, для самостійного зберігання, то оптимально задовольнити вимогу працівника. Роботодавець має право видати паперові трудові книжки для зберігання працівникам у разі:
- звільнення (п. 4.1 Інструкції № 58);
- після опрацювання ПФУ відомостей із паперової трудової книжки на підставі розд. II Закону України від 05.02.2021 р. № 1217-IX: «<…> включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти
років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою <…>. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис»;
- у разі ведення бойових дій на підставі ч. 1 ст. 7 Закону № 2136: «У період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці».
Стосовно видачі паперової трудової книжки після завершення опрацювання ПФУ. Тут трактування норми розд. II Закону України від 05.02.2021 р. № 1217-IX не однозначне. З одного боку, після передачі скан-копій паперових трудових книжок і їх опрацювання ПФУ роботодавець має право видати паперові трудові книжки для зберігання працівникам. З іншого боку, норма передбачає, що перехід із паперової трудової книжки на електронну буде здійснюватися протягом 5 років. Тому протягом цього часу, якщо працівник не звільняється, паперова трудова книжка має зберігатися у роботодавця, якщо працівник був прийнятий на роботу до 10.06.2021 р. Отже, з цієї точки зору краще не квапитися і продовжувати зберігати паперові трудові книжки на підприємстві тих працівників, які прийняті на роботу до 10.06.2021 р. А видавати їх у випадку звільнення працівників. Проте зараз діє воєнний стан і застосовується ч. 1 ст. 7 Закону № 2136. Тому, якщо роботодавець перебуває у зоні активних бойових дій або неспокійному регіоні, де зберігання трудових книжок забезпечити неможливо, то у роботодавця є право віддати такі паперові трудові книжки працівникам для подальшого зберігання ними. Разом із тим, якщо працівник звертається із проханням/вимогою до роботодавця
видати йому на зберігання паперову трудову книжку (не звільняючись при цьому), то роботодавець, на нашу думку, має задовольнити вимогу працівника. Адже у цьому випадку працівник по суті вимагає отримати для зберігання паперову трудову книжку, яка певною мірою є саме його власністю. При цьому працівник самостійно бере на себе відповідальність щодо належного зберігання паперової трудової книжки. У такому випадку бажано отримати від працівника заяву з проханням видати йому паперову трудову книжку для зберігання, а уже на підставі такої заяви видати наказ про видачу паперової трудової книжки на зберігання. Такий наказ дозволить належним чином заповнити Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них стосовно видачі паперової трудової книжки для зберігання працівникам

Раді допомогти, звертайтесь ще!