Як правильно оформити бланк додатку 7 для військового обліку

В самому Порядку № 1487 не пояснюється, яким чином повинні оформлюватися блокноти розписок. Але, якщо ми подивимося на саму форму, наведену у додатку 7 до Порядку № 1487, ми бачимо, що в неї є примітка, яка й прописує правила оформлення блокнота розписок. У цій примітці зазначено:

бланки розписок формуються у блокноти обсягом не менше 50 аркушів;
використані та повернуті призовниками, військовозобов’язаними та резервістами розписки про вилучення військово-облікових документів зберігаються протягом року до наступного звіряння облікових даних.

Тобто, після проведення звіряння підприємство повертає своїм працівникам військово-облікові документи, при цьому забирає у працівників видані розписки. Ці розписки підприємство зберігає протягом 1 року, але – до наступного проведення звіряння!

Строки зберігання блокнотів розписок також зазначені у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік № 578/5). Так, стаття 670 Переліку № 578/5 передбачає, що блокноти розписок про вилучення військово-облікових документів зберігають 1 рік.

Окрім того, нагадаємо, що зберігання всіх документів у діловодстві підприємства повинно бути систематизовано відповідно затвердженої номенклатури справ, як це передбачено розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).

Тому, блокнот розписок потрібно включити до номенклатури справ підприємства.

Підприємство може самостійно виготовити бланки розписок на основі затвердженої форми, наведеної у додатку 7 до Порядку № 1487, за допомогою копірувальної техніки. Але, оскільки такий блокнот має містити не менш 50 сторінок, надруковані бланки можна придбати у суб’єктів господарювання, які займаються поліграфічними послугами. Наразі на ринку таких послуг є досить багато пропозицій, з яких можна обрати найбільш підходящу саме для вас.

Також, зверніть увагу, що рішення про спосіб виготовлення бланків та необхідність їх обліку приймає керівник залежно від характеру діяльності підприємства (п. 5 глави 2 розділу IІ Правил № 1000/5).

Щодо прошивання та нумерування, то у Порядку № 1487 про цей момент нічого не пояснюється, але й прямої вимоги щодо прошивання та нумерування сторінок блокнота в ньому немає.

Тому, звернемося до загальних правил діловодства, визначених Правилами № 1000/5.

Так, у п. 3 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5 передбачено, що залежно від строків зберігання документів здійснюється повне або часткове (спрощене) оформлення справ.

Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, зберігаються у теках (папках) із зав’язками, швидкозшивачах, не підшиваються і не нумеруються (за винятком первинної бухгалтерської документації та документів з грифом «Для службового користування» та іншими грифами обмеженого доступу), уточнення елементів оформлення обкладинки не проводять.

А повне оформлення справ стосується документів тривалого (понад 10 років), або постійного зберігання.

У нашому випадку блокнот бланків розписок відноситься до справ тимчасового зберігання (строк його зберігання – 1 рік). Тому, прошивати його та нумерувати сторінки, не потрібно. Але, за бажанням ви можете це зробити, помилкою це не буде.

Розписка видається тільки якщо ви отримуєте від працівника оригінал військово-облікового документу. Якщо ж ви отримуєте роздруківку електронного документу, або ксерокопію ВОД, то вони не є оригіналами, тож, видавати розписку у цих випадках не потрібно.

Розписка про прийом на зберігання військово-облікового документа https://kadroland.com/news/5898-rozpiska-pro-priiom-na-zberigannya-viiskovo-oblikovogo-dokumenta

ВОД не зберігаємо – чи обов’язково вести та пред’являти ТЦК блокнот з розписками https://kadroland.com/news/4598-vod-ne-zberigajemo-ci-obovyazkovo-vesti-i-predyavlyati-tck-bloknot

Раді допомогти, звертайтесь ще!