Алгоритм дій такий:

1. Зайдіть на вебпортал електронних послуг ПФУ https://portal.pfu.gov.ua/ . Натисніть кнопку “Вхід”, ідентифікуйте себе як юридичну особу, підтвердьте вхід за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та паролю до нього і натисніть кнопку “Увійти”.

2. В особистому кабінеті страхувальника (в меню зліва) зайдіть у розділ “Комунікації з ПФУ” та оберіть опцію “Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)”.

3. У спливаючому вікні “Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)” з наданого переліку оберіть опцію “Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі)”.

4. У полі повідомлення внесіть необхідні дані про особу (обов’язкові поля позначені зірочкою – *) та натисніть кнопку “Додати запис”.

5. У вікні “Запис про трудову діяльність” заповніть тип події "Період за основним місцем роботи", атрибут події "Призначено", дату події — дату приняття на роботу, та внесіть до документа-підстави "Наказ" його номер і дату. Натисніть “Зберегти”.

Порядковий номер місця трудових відносин — це унікальний номер підприємства. Він фактично вказує на таке, яким у черзі роботодавців працівника є ваше підприємство. При цьому в разі зміни назви підприємства порядковий номер місця трудових відносин не змінюється. Також не змінюється порядковий номер підприємства у разі звільнення, а потім повторного прийняття працівника до того самого роботодавця.

При цьому з листа ПФУ від 14.08.2025 № 2600-0604-8/145987 випливає, що місцем трудових відносин вважається не лише місце роботи за трудовим договором, а й, приміром, навчання працівника, що внесене до трудової книжки

Якщо ж підприємство є першим місцем роботи/навчання й попереду не було відомостей про трудовий стаж, то воно матиме порядковий номер місця трудових відносин «1».

Якщо згодом працівник працевлаштується до іншого роботодавця, такий роботодавець матиме номер місця трудових відносин «2».

Якщо ж працівник звільнився від роботодавця, який, приміром, мав номер місця трудових відносин «5», а після знову працевлаштовується до нього через деякий час, то такий роботодавець буде йти у працівника з номером місця трудових відносин «5». Тобто визначений номер роботодавця не змінюється в подальшому.

Найкращий варіант відшукати номер місця трудових відносин— попросити працівника надати Витяг з ЕТК. У ньому міститься інформація про періоди відносин зі страхувальниками. Водночас якщо трудова книжка працівника ще не оцифрована, то слід врахувати також записи з неї.

У будь-якому разі не хвилюйтесь. Якщо помилитеся в номері місця трудових відносин, нічого страшного не станеться. ПФУ виправить все самостійно.

6. Перевірте дані сформованого повідомлення та натисніть кнопку “Підписати та відправити в ПФУ”.

Візуал цього алгоритму наведено у розʼясненні ПФУ від 05.07.2024 https://www.pfu.gov.ua/2165855-yak-robotodavtsyu-v-rezhymi-realnogo-chasu-podaty-vidomosti-pro-trudovi-vidnosyny-onlajn/

Раді допомогти, звертайтесь ще!