У випадку звільнення головного бухгалтера необхідно:

1. Написати заяву про звільнення та видати наказ про звільнення.

2. Затвердити передачу справ та документів тимчасово відповідальній особі або новому бухгалтеру.

Керівник підприємства видає наказ щодо передачі справ із зазначенням дати передачі та П. І. Б осіб, які передають та приймають справи. У випадку, коли нового головного бухгалтера ще не прийнято на роботу, в наказі призначається особа відповідальна за приймання справ і документів.

3. Протягом 10 к. дн. подати ф. №1-ОПП (J1312106) з відміткою «Х» навпроти «Внесення змін щодо особи, яка відповідальна за ведення податкового та бухгалтерського обліку» (п. 66.4 ПКУ). У ф. №1-ОПП заповнюють графи 1, 2, 4 и 10. Якщо обов'язки головного бухгалтера буде виконувати директор, то в рядку 10 зазначаємо дані директора.

4. Особливу увагу приділіть електронним ключам та доступам до електронних сервісів.

Рекомендуємо оновити доступи до електронного кабінету платника податків, системи M.E.Doc, клієнт-банку та інших програм, де використовувався його електронний підпис. Також варто змінити паролі доступу до цих систем.

Згідно зі ст. 25 Закону України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text підприємство зобов'язане скасувати електронний підпис (КЕП) працівника, який звільняється.

Для цього потрібно у 3-денний термін повідомити про зміну даних АЦСК, в якому оформлювали КЕП (п. 64 Вимог №794).

Щоб скасувати КЕП, зверніться до центру сертифікації з заявою. Кожен надавач послуг має свій порядок подання заяви на скасування. Наприклад, якщо ви отримували електронний ключ у податковій службі (КНЕДП ДПС), то його неможливо скасувати за телефоном (ЗІР, категорія 301.03). У цьому випадку вам потрібно подати паперову або електронну форму.

Заяву можна подати навіть в день звільнення бухгалтера. На заяві виберіть пункт «Скасувати» і вкажіть який саме КЕП скасовуєте. Керівник має підписати заяву і поставити печатку (за наявності). АЦСК скасує КЕП протягом 2 годин після отримання заяви.

Після цього потрібно:

зробити новий КЕП для нового бухгалтера,
подати в податкову Повідомлення про новий КЕП (форма J1391104),
оновити дані в електронному кабінеті податкової, M.E.Doc та клієнт-банку.

5. Якщо головний бухгалтер була підписантом в банку, зразок його підпису є в карточці зразків підписів, то потрібно повідомити обслуговуючий банк про звільнення підписанта.

Раді допомогти, звертайтесь ще!