Як правильно оформити накази при зміні штатного розпису

Розглянемо Ваші запитання:

1. Штатний розпис. Це організаційний документ, у якому визначається перелік посад (професій), кількість штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок і доплат за умови, що останні передбачені системою оплати праці й мають постійний характер. Про це йдеться у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7 https://undiasd.archives.gov.ua/doc/zbirnik%20UF.pdf. При цьому завжди простіше наново затвердити новий штатний розпис, ніж заморочуватися з внесенням змін наказами.

Варіант 1. Затверджує цей документ керівник юрособи. У такому разі згідно з п. 5.16 ДСТУ 4163:2020 https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, особистого підпису, власного імені, прізвища особи і дати затвердження, якщо документ затверджує посадова особа, до повноважень якої належить вирішення питань, наведених у цьому документі.

Приклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ТОВ «Альянс»

Короленко Микола КОРОЛЕНКО

17.09.2025

Вкажіть дату, коли штатний розпис набуде чинності, оскільки дата затвердження штатного розпису може не збігатися з датою введення його в дію. Якщо в штатному розписі не вказати дату введення в дію, доведеться видати наказ про це.

Варіант 2. Крім того штатний розпис може бути затверджено відповідним розпорядчим документом ― наказом (розпорядженням) керівника юрособи, без погоджень з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом. Якщо створений документ затверджено розпорядчим документом юрособи, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви виду розпорядчого документа в називному відмінку, його дати і номера (п 5.16 ДСТУ 4163:2020 https://www.kdu.edu.ua/Documents/DSTU41632020v1.pdf ).

Приклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора

ТОВ «Альянс»

17.09.2025 № 125

2. Наказ на переведення. Нагадуємо, що за п. 4 гл. 10 розд. IІ Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n76 cтруктура тексту розпорядчого документа, як правило, складається з двох частин — констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

Констатуюча частина може бути опущена, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування, наприклад у розпорядчих документах з кадрових питань. Тобто в наказі перевення не буде преамбули.

Раді допомогти, звертайтесь ще!