По-перше відзначимо, що у чинному законодавстві не існує таких понять як «електронний підпис фізичної особи» і «посадовий електронний підпис». Натомість є поняття:

«кваліфікований електронний підпис» (КЕП), який може отримати будь-який громадянин України безкоштовно у Державній податковій службі України; у застосунку Дія.Підпис; у ПриватБанку, Ощадбанку та деяких інших банках;

«удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису», який можна отримати через кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (НЕДП). Це акредитовані центри сертифікації ключів. Їх перелік є на сайті Центрального засвідчувального органу (Мінцифри): https://czo.gov.ua/ca-registry

Рішення про те, яким саме підписом працівник банку може підписувати кадрові електронні документи, має прийняти керівник відповідного банку.

Перехід на електронний кадровий документообіг має бути здійснений на підставі розпорядчого документу керівника банку, в якому може бути зафіксована і вимога до самого підпису.

У питаннях документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві слід керуватися такими загальними нормативно-правовими актами:

– Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text ;

– Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#n18 , затв. Постановою Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17 січня 2018 року №55 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/55-2018-%D0%BF#Text ;

– Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 р. № 1886/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1421-14#Text , що є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання усіма юрособами, зокрема і банками.

Натомість, можливо, Постановою НБУ затверджені якісь внутрішні нормативні документи, які регламентують питання документування управлінської інформації в електронній формі саме в банківських установах. Цих нормативних документів у вільному доступі немає.

Але Ви, як працівник банківської установи, маєте право звернутися до Галузевого державного архіву Національного банку України, в якому Ваш банк має перебувати на обліку, і вони нададуть Вам перелік і посилання на відповідні галузеві нормативні документи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!