Чи можливо використовувати лише скан-копії наказів при звільненні

Нові записи до ЕТК за допомогою функціоналу «Додати запис» вносяться разом зі сканкопіями відповідних наказів.

У п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою Правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 вказано: Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово.
Тобто, якщо відомості з трудової книжки вже було передано до ПФУ шляхом сканування/оцифрування, то всі наступні записи вже не скануємо і не оцифровуємо. Зокрема, сканувати тільки рядок з новим записом про переведення чи звільнення (чи сторінку з таким записом) і подавати його до ПФУ – не треба.

Крім того, не встановлено обов’язку для роботодавця сканувати та передавати до ПФУ накази, що підтверджують нові записи до трудової книжки.

Нагадаємо, що відомості на порталі ПФУ оновлюються кожного місяця з поданням роботодавцем щомісячної Об'єднаної звітності. Тому головні відомості про прийняття, переведення, відпустки до 3 років і звільнення автоматично фіксуються в електронній трудовій книжці, коли буде подано Об’єднану зарплатну звітність (зокрема, додаток Д5).

Отже, якщо паперову трудову книжку було відскановано (оцифровано) і подано на портал ПФУ, то сканувати чи оцифровувати наступні записи або подавати скан-копію наказу не треба.

Але! Якщо дані не відобразилися після подання звітності або потрібно пришвидшити їхнє внесення (наприклад, при звільненні), можна:

скористатися функціоналом «Додати запис»;
передати XML-файл з відповідними даними.

Зокрема, якщо паперову трудову книжку було оцифровано, але після цього до неї внесено новий запис, то для відображення такого запису в електронній трудовій книжці необхідно:

внести інформацію за допомогою функціоналу «Додати запис»;
додати скан-копію наказу, на підставі якого вноситься запис.

Саме в цьому випадку дані відобразяться і в полі «Відцифрована ЕТК».

Раді допомогти, звертайтесь ще!