Відповідно до чинних норм, підприємства мають право самостійно розробляти систему індексації наказів і прописувати її в інструкції з діловодства .

Для офіційного оформлення зміни літерного індексу реєстрації кадрових наказів на підприємстві необхідно видати новий наказ, який затверджує нову систему індексації. Цей наказ має містити детальний опис нових правил індексації, зокрема поділ за строками зберігання документів, та вказувати на скасування попередньої системи.

Визначте нову систему індексації, яка враховує поділ за строками зберігання, наприклад:

«К/Тр» для тривалого строку зберігання;
«К/Тм» для тимчасового строку зберігання.

Видайте наказ Про затвердження нової системи індексації кадрових наказів.

ТОВ «Приклад»
Наказ № 1
від 07.01.2026

Про затвердження нової системи індексації кадрових наказів

З метою оптимізації документообігу та відповідно до Правил № 1000/5, затверджую нову систему індексації кадрових наказів:

1. Встановити, що кадрові накази поділяються на:
- «К/Тр» для наказів тривалого строку зберігання;
- «К/Тм» для наказів тимчасового строку зберігання.

2. Скасувати попередню систему індексації, що використовувала формат «7/к».

3. Внести відповідні зміни до Інструкції з діловодства.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на керівника відділу кадрів.

Директор ТОВ «Приклад» ___________ Іваненко І.І.

Підсумовуючи, зміна системи індексації кадрових наказів має бути оформлена через видання нового наказу, який чітко визначає нові правила та скасовує попередні. Це забезпечує офіційність і прозорість процесу.

https://kadroland.com/news/3857-rejestraciya-ta-indeksaciya-nakaziv-yak-pravilno-formuvati-indeks-dokumentiv

Раді допомогти, звертайтесь ще!