Для працівників, що відсутні на роботі, існує визначений Порядком 1487 спосіб оповіщення - через поштове відправлення.
Відповідно до п.47 оновленого порядку 1487 , керівники підприємств у разі отримання розпоряджень ТЦК, органів СБУ, підрозділів розвідорганів (додаток 13 до Порядку) щодо оповіщення призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик зобов’язані:
видати наказ/розпорядження про оповіщення;довести наказ до відома працівників під особистий підпис, а працівникам, які виконують роботу дистанційно, надомно, тимчасово непрацездатні, перебувають у відпустці або у відрядженні — рекомендованим поштовим відправленням, поштовим відправленням з оголошеною цінністю з описом вкладення у частині, що стосується їх прибуття до ТЦК, органу СБУ, підрозділів розвідорганів у визначені строки; надіслати копію наказів/розпоряджень про оповіщення та підтвердну інформацію або документи про здійснення оповіщення у триденний строк до органу, який надіслав розпорядження.вручення повісток (за наявності);
Також доцільно повідомити працівника альтернативним способом, про який попередньо з ним домовилися. Адже у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрали за згодою роботодавець та працівник (ч. 2 ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX)
Тому:
1. Видайтие наказ про оповіщення і оповістіть працівника (як описано вище).
2. Оповістити маєте одразу як видали наказ. Перебування у відпустці не звільняє від обов'язку прибувати за викликом ТЦК таСП. Зразок за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/7902.
3. Направте до ТЦК та СП у триденний термін копію наказу про оповіщення, документи, що підтверджують відсутність працівника (копія наказу про відпустку), документи, що підтверджують направлення працівнику наказу про оповіщення, повістки (копію чеку, опису тощо). Зразок листа за посиланням: https://api.kadroland.com/documents/download/8817.
Проконтролюйте явку працівника до ТЦК та СП (або повідомити про причини його неявки з наданням підтвердних документів)

Зареєструйте Розпорядження в Журналі реєстрації вхідних документів. Це дуже важливо, особливо якщо розпорядження надійшло із запізненням. Якщо одержали документ наприкінці робочого дня — проставте й час, щоб під час перевірки стану військового обліку не мати претензій, що несвоєчасно видали наказ про оповіщення.
В супровідному листі хзазначте, що Розпорядження прийшло з запізненням і про неможливість виконати розпорядження у встановлені строки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!