Перехід на електронний документообіг: юридичні аспекти особових справ працівників

Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній (п. 4 розд. І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін'юсту від 11.11.2014 № 1886/5).

Особові справи та особові картки мають зберігатися в архіві організації протягом 75 років після звільнення працівників (ст. 493-в, 495, 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5). Отже, особові картки належать до документів тривалого строку зберігання, на які поширюється вимога п. 4 розділу 1 Порядку № 1886/5.

Таким чином, особові картки слід зберігати у двох формах — паперовій та електронній — у випадку переходу організації на електронний документообіг.

Радимо почитати ( https://kadroland.com/news/1133-koli-zapovnyuvati-osobovu-kartku-ta-ci-mozna-yiyi-vesti-elektronnomu https://kadroland.com/news/7170-oblik-osobovix-sprav-ci-vesti-okremii-zurnal-abo-knigu ).

Цифрові документи в Дії, отримані за допомогою шерингу, можна зберігати в особовій справі. Вони мають таку ж юридичну силу, як і паперові.

Радимо почитати ( https://diia.gov.ua/news/shering-dokumentiv-yak-nadsilati-kopiyi-cherez-diyu https://paperless.diia.gov.ua/instruction/sering ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!