Ковальський Олег Ігорович

11.02.2026 | 14:47

Відповідь надано

Перехід на електронний документообіг: юридичні аспекти особових справ працівників

Доброго дня
Товариство бажає перейти на електронний документообіг в кадровій сфері, узвязку з цим викли наступні запитання:
Чи порушить товариство норми законодавства, якщо формуватиме особові справи працівників в електронній формі? Чи існують особливі вимоги до зберігання електронних особових справ? Чи доєднання до електронної особової справи документа працівника з "Дії" порушуватиме приписи законодавства? Чи електронна особова справа має містити факсимільні копії паперових документів?

ДК

Дарія, консультант

експерт

11.02.2026 | 16:42

Очікує відповідь

Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній (п. 4 розд. І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін'юсту від 11.11.2014 № 1886/5).

Особові справи та особові картки мають зберігатися в архіві організації протягом 75 років після звільнення працівників (ст. 493-в, 495, 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5). Отже, особові картки належать до документів тривалого строку зберігання, на які поширюється вимога п. 4 розділу 1 Порядку № 1886/5.

Таким чином, особові картки слід зберігати у двох формах — паперовій та електронній — у випадку переходу організації на електронний документообіг.

Радимо почитати ( https://kadroland.com/news/1133-koli-zapovnyuvati-osobovu-kartku-ta-ci-mozna-yiyi-vesti-elektronnomu https://kadroland.com/news/7170-oblik-osobovix-sprav-ci-vesti-okremii-zurnal-abo-knigu ).

Цифрові документи в Дії, отримані за допомогою шерингу, можна зберігати в особовій справі. Вони мають таку ж юридичну силу, як і паперові.

Радимо почитати ( https://diia.gov.ua/news/shering-dokumentiv-yak-nadsilati-kopiyi-cherez-diyu https://paperless.diia.gov.ua/instruction/sering ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!

ОС

Сенько Оксана Олександрівна

02.10.2026 | 17:26

Інше

Відповідь надано

Чи можна використовувати аналогічні назви посад в компанії

Прошу допомогти з назвою посади. Чи можливо, щоб посада мала назву "Менеджер з управління персоналом", якщо в КП є "Менеджер з персоналу"? Від якої посади, як ви вважаєте, утворена посада "Менеджер з управління персоналом". Дякую…

ОК

Олеся, консультант

експерт

02.10.2026 | 23:22

Посаду «Менеджер з управління персоналом» використовувати як самостійну професійну назву роботи не можна утворити.

Нормативним документом, який…Ще

АЛ

Алла Іванівна

02.10.2026 | 17:01

Лікарняні / страховий стаж

Відповідь надано

Є відповідь АІ

Оплата лікарняних: коли відображати в бухгалтерському обліку

Доброго дня.Співробітник захворів 17.08.26 і продовжує хворітити до 15.10.26(є основний лікарняний і далі продовження ).За період з 17.08.26 по 13.09.26 лікарняні набули статус"Готовий до оплати".Підприєство та ПФУ оплатили їх у вересні ,в бухобліку показали у вересні.Чи треба…

ТК

Тетяна, консультант

експерт

02.10.2026 | 17:31

За загальним правилом лікарняний лист по тимчасовій непрацездатності вважається виданим через сім днів з дати закриття та набуває статусу «готовий до…Ще

НЧ

Чаїнська Ніна Богданівна

02.10.2026 | 16:42

Кадровий облік

Відповідь надано

Гнучкий графік роботи для сумісників: які вимоги існують

Чи може працівник сумісник мати гнучкий графік роботи? Скільки часу він тоді має відпрацьовувати на тиждень…

ОК

Олеся, консультант

експерт

02.10.2026 | 23:12

Так, працівник-сумісник може працювати за гнучким режимом робочого часу.

Законодавство не забороняє встановлювати гнучкий режим працівникам, які працюють…Ще

ЛЮ

Людмила

02.10.2026 | 16:17

Лікарняні / страховий стаж

Відповідь надано

Рішення та наказ директора щодо призначення лікарняних: нюанси оформлення

рішення про призначення лікарняних. Чи вірно буде якщо загалом рішення приймає директор ТОВ робити такий документ як "Рішення" де директор є тим уповноваженим і вирішує надати допомогу?
Чи це має бути наказ директора?
Чи може бути рішення прийняте директором і +…

ВК

Вячеслав, Консультант

експерт

02.10.2026 | 22:52

Так, якщо в ТОВ рішення про призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності приймає директор як уповноважена особа роботодавця, окремий документ…Ще

ІР

Романчук Інна Валеріївна

02.10.2026 | 16:10

Відпустки

Відповідь надано

Є відповідь АІ

Використання додаткових днів відпустки за донацію крові працівником

Доброго дня. Потрібна допомога з додатковими днями за донацію крові. Маємо працівника, який приносить довідку про здачу крові кожного місяця. В день здачі крові пише заяву про присутність на робочому місці, тож має два додаткові дні дні відпочинку, які потім бажає приєднати до…

ОК

Олеся, консультант

експерт

02.10.2026 | 16:50

Так, може бути.

Якщо у працівника є невикористані дні відпочинку за донацію, їх можна приєднати до щорічної відпустки незалежно від того, скільки днів самої…Ще

НЧ

Черній Надія Іванівна

02.10.2026 | 15:35

Кадровий облік

Відповідь надано

Є відповідь АІ

Чи може співробітник бути директором іншого Товариства

Мої вітання! Співробітник оформлений співробітником Товариства на основне місце роботи. Чи може він бути призначений директором іншого Товариства…

АК

Анна, консультант

експерт

02.10.2026 | 15:58

Може.

В Україні не заборонена мати одночасно декілька місць роботи. Працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом…Ще

НА

Натали

02.10.2026 | 15:16

Прийняття на роботу

Відповідь надано

Є відповідь АІ

Проблеми з прийняттям працівників: квитанція та терміни подачі інформації

Добрий день! Прийняли працівників з 01.10.2026. Повідомлення подано 30.09.2026. Квитанція №2 не прийшла. В списке працюючих підприємства (замовляла через кабінет ПФУ) робітники не з'явились ні вчора ні сьогодні(( Чи треба все одно подати оперативну інформацію? Т.к. строк то…

АК

Анжеліка, консультант

експерт

02.10.2026 | 17:58

Якщо у Вас «критичне» підприємство, то потрібно.

Згідно з пп. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 р. № 1332 (…Ще

СВ

Світлана

02.10.2026 | 14:36

Трудові книжки

Відповідь надано

Є відповідь АІ

Як видати трудову книжку директору: наказ або розпорядження

Вітаю! А як видати трудову книжку директору підприємства, за наказом чи розпорядженням?
Заздалегідь дякую…

ОК

Олеся, консультант

експерт

02.10.2026 | 15:22

Трудову книжку директору, яка зберігалася на підприємстві, після 10.06.2026 видайте на підставі кадрового наказу тимчасового строку зберігання (5 років).

Пр…Ще

МІ

Іванченко Марина

02.10.2026 | 14:28

Інше

Відповідь надано

Є відповідь АІ