Якою датою заповнювати особову картку за ф. № П-2? Чи можна її заповнити в електронному вигляді?
Типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони України від 25.12.2009 № 495/656, не містить строку, упродовж якого роботодавець має оформити особову картку на прийнятого працівника. Особову картку можна вести в електронному вигляді.
В графі особової картки П-2 «Дата заповнення» вказують дату заповнення особової картки.
Особову картку заповнюють після видання наказу про прийняття на роботу.
На практиці при оформленні особових карток роботодавці дотримують за аналогією строків, визначених для оформлення трудових книжок, — 5-7 днів (ст. 48 КЗпП). Це пояснюється тим, що із записом в трудовій книжці про прийняття на роботу роботодавець має ознайомити працівника під підпис в особовій картці (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).
Отже, при прийнятті на роботу заповніть особову картку за ф. № П-2 в строк, що починається з дати видання наказу про прийняття на роботу та закінчується через 5 днів з дати, коли працівник приступив до роботи.
Установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній (п. 4 розд. І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін'юсту від 11.11.2014 № 1886/5).
Особові справи та особові картки мають зберігатися в архіві організації протягом 75 років після звільнення працівників (ст. 493-в, 495, 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5). Отже, — належать до документів тривалого строку зберігання, на які поширюється вимога п. 4 розділу 1 Порядку № 1886/5.
Отже, особові справи, особові картки та інша кадрова документація, строк зберігання якої понад 10 років, слід зберігати у двох формах — паперовій та електронній — у випадку переходу організації на електронний документообіг.
Зразки та шаблони документів:
Практичний посібник кадрових документів «Заповнюємо особову картку П-2 та формуємо особову справу»
Стаття на тему:
Особова картка від А до Я: як заповнити
Відео на тему:
Заповнюємо особову картку за типовою формою № П-2
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання.
Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум» або «Преміум ПРО».
Джерело: kadroland