Оцифрування трудових книжок: що робити при втраті та знаходженні

По-перше, зазначимо, що в цьому випадку має місце порушення правил ведення трудових книжок. У працівника не може бути двох оригіналів трудових книжок.

Так, у випадку втрати трудової книжки (вкладиша до неї) особа, що загубила документ, зобов’язана негайно заявити про це роботодавцеві за місцем останньої роботи. Це передбачено пунктом 5.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція № 58).

Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення – в інші строки роботодавець видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки.

Крім того, дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник (п. 5.6 Інструкції № 58).

Водночас у разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: «Дублікат анульовано», посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.

Отже, якщо працівник втратив трудову книжку чи доступ до неї, то йому мали видати дублікат трудової книжки, а не заводити нову. Після повернення оригіналу, слід було перенести записи з дубліката, а сам дублікат анулювати.

По-друге, як свідчить практика, ПФУ приймає сканкопії обох трудових книжок. Водночас як це вплине далі на нарахування пенсії, сказати важко.

Раді допомогти, звертайтесь ще!