Зберігання особових справ звільнених працівників: терміни та архівування

Протягом двох років після звільнення.

Відповідно до п. 1 гл. 4 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n707), справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) передаються до архіву установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування через два роки після завершення їх ведення в діловодстві. Оскільки ж загальний термін зберігання особових справ становить 75 років (тобто вони є документами тривалого зберігання), то їх потрібно здавати до архіву через два роки після звільнення працівника. Проте зверніть увагу, що відлік дворічного терміну починається не з дати звільнення працівника, а з 1 січня року, наступного за тим, в якому працівника було звільнено.

Усі особові справи працівників, звільнених в одному році, групуються (тобто підшиваються) в окрему зведену справу, в якій особові справи розміщують за алфавітом – тож Вам ніщо не заважає наразі прошити в одну справу для передачі до внутрішнього архіву особові справи працівників, звільнених у 2023 році.

Якщо архівна справа є невеликою, то можете об'єднати в одній справі особові картки працівників, звільнених у 2022 та 2023 роках (звісно, на обкладинці справи має бути про це зазначено – тобто заголовок буде «Особові картки працівників підприємства такого-то, звільнених у 2022 та 2023 роках»).

Раді допомогти, звертайтесь ще!