Документація трудового договору при змінах у трудовій діяльності

По-перше, слід оцінити, наскільки є необхідність укладення зараз письмового трудового договору, якщо особа вже працює на Вашому підприємстві майже два роки на підставі наказу про прийняття на роботу.

По-друге, укладати трудові договори «заднім числом» не допускається.

Тут головне - не наробити помилок, бо з неправильним договором буде гірше, ніж взагалі без нього.

Відзначу, що станом на квітень 2026 року для працівників, прийнятих на роботу раніше за наказом, письмовий трудовий договір не є обов’язковим, крім випадків, визначених у ст. 24 КЗпП, де письмова форма обов’язкова https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141 :

1) при організованому наборі працівників;

2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;

3) при укладенні контракту;

4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;

5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім (ст. 187 цього Кодексу);

6) при укладенні трудового договору з фізичною особою;

6-1) при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;

6-2) при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;

6-3) при укладенні трудового договору з домашнім працівником;

7) в інших випадках, передбачених законодавством України.

Факт трудових відносин з працівником, прийнятим у 2024 року, підтверджується:

• наказом про прийняття
• записом у трудовій книжці (за проханням працівника)

Якщо все ж керівником прийнято рішення оформити письмові договори зараз, то це буде не «той самий» договір, що мав бути на момент прийняття на роботу, а фіксація чинних умов на сьогодні.

Дата укладення договору – поточна (сьогоднішня).

У тексті зазначаєте, наприклад:

«Працівник працює на підприємстві з ____ (дата первинного прийняття) на підставі наказу від _______ № ___»

Посаду зазначаєте актуальну на сьогодні, а не ту, що була при прийнятті на роботу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!