Затвердження номенклатури справ: щороку чи раз на п'ять років

Так, номенклатура має бути кожного року.

Наприкінці року номенклатуру справ потрібно закрити підсумковим записом. Номенклатура кожного структурного підрозділу оформлюється таким записом із зазначенням кількості та категорій фактично заведених справ.

Порядок щорічного закриття та введення в дію номенклатури здійснюється в межах підприємства – без погодження з архівною установою.

Погодження з архівом або схвалення органом вищого рівня проводиться лише один раз на п’ять років або раніше, якщо відбулися істотні зміни у власності, структурі, функціях чи напрямах діяльності.

У п. 21 гл. 1 р. IV Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438 зазначається:

Погоджена з ЕПК (ЕК) відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради (ЕК органу вищого рівня) номенклатура справ установи не пізніше грудня поточного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року

Нагадаємо, що згідно з нормами законодавства номенклатура справ юрособи (зведена) подається на погодження до ЕПК чи ЕК відповідної установи при її першому розробленні у новоутвореній юрособі, а далі – через кожні п’ять років або в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи юрособи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання.

Тим часом оновлюється номенклатура справ та вводитися в дію з 1 січня кожного календарного року шляхом її безпосереднього затвердження керівником. Тобто не обов’язково затвердження відбувається після погодження, у деякі роки достатньо номенклатуру справ переглянути, надрукувати та затвердити.

Раді допомогти, звертайтесь ще!