Необхідність документування відсутності працівниці за час звільнення

Так, ви звільнили правильно, але має бути достатньо доказів для звільнення.

Звільнення за відсутність інформації про працівника 4 місяці поспіль (і більше) законодавством передбачено (п. 8-3 ст.36 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n204) -

" відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль"

У разі неявки працівника особа, відповідальна за ведення кадрового обліку ( інспектор з кадрів), має розпочати офіційне документування відсутності. Оскільки законодавство не визначає чіткого порядку її фіксації, на практиці застосовують такий алгоритм:

фіксують неявку доповідною запискою керівнику;
складають акт про відсутність за кожен день із зазначенням дати, часу та місця;
направляють працівнику вимогу надати письмові пояснення, отримують відповідь або фіксують відмову відповідним актом;
у табелі обліку використання робочого часу проставляють відмітки «НЗ» — відсутній з нез’ясованих причин (або цифровий код «28»).

Також, крім кожнодневних актів, доказами про відсутність інформації працівниці, мають бути ще листи з повідомленням про вручення на всі відомі адреси, дзвінки (складені акти про телефонні розмови), повідомлення в месенджери (скріншоти повідомлень у Viber/Telegram/WhatsApp.) Важливо, щоб на скріншоті було видно номер телефону та відсутність статусу «прочитано» (або відсутність відповіді). Також — листи на електронну пошту, акт про опитування сусідів, тощо.

Оскільки ви вже звільнили її 24.09.2025, вам потрібно «закрити» паперами весь період. Спробуйте сформувати щотижневі акти, у яких прописано: «Ми, комісія..., встановили, що працівниця була відсутня (наприклад з 01 по 07 вересня 2025 року у такі робочі дні (перелік дат), що підтверджується табелем обліку робочого часу».

Раді допомогти, звертайтесь ще!