Процедура переведення працівників на письмові трудові договори

По-перше, відзначу, що станом на квітень 2026 року новий Трудовий кодекс України ще не набрав чинності. Згідно з прикінцевими положеннями законопроєкту, новий Трудовий кодекс має набрати чинність через шість місяців після припинення або скасування воєнного стану в Україні.

Тому, слід оцінити, наскільки є необхідність укладення зараз письмових трудових договорів, якщо люди працюють на Вашому підприємстві давно на підставі наказу про прийняття на роботу.

Укладати трудові договори «заднім числом» не допускається.

Тут головне не наробити помилок, бо з неправильним договором буде гірше, ніж взагалі без нього.

Станом на квітень 2026 року для працівників, прийнятих на роботу раніше за наказом, письмовий трудовий договір не є обов’язковим, крім випадків, визначених у ст. 24 КЗпП, де письмова форма обов’язкова https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141 :

1) при організованому наборі працівників;

2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;

3) при укладенні контракту;

4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;

5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім (ст. 187 цього Кодексу);

6) при укладенні трудового договору з фізичною особою;

6-1) при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;

6-2) при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;

6-3) при укладенні трудового договору з домашнім працівником;

7) в інших випадках, передбачених законодавством України.

Факт трудових відносин з працівниками, прийнятими вже давно, підтверджується:

• наказом про прийняття
• записом у трудовій книжці (за проханням працівника)

Якщо все ж керівником прийнято рішення оформити письмові договори зараз, то це буде не «той самий» договір, що мав бути на момент прийняття на роботу, а фіксація чинних умов на сьогодні.

Дата укладення договору – поточна (сьогоднішня).

У тексті зазначаєте, наприклад:

«Працівник працює на підприємстві з ____ (дата первинного прийняття) на підставі наказу від _______ № ___»

Посаду зазначаєте актуальну на сьогодні, а не ту, що була при прийнятті на роботу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!