Чи потрібно розділяти накази за індексами та нумерацією

Так, обов’язково.

Навіть якщо у Вас по кожному питанню (основному, адміністративно-господарському та кадровому) за рік буде лише по кілька наказів, згідно з законодавством Ви маєте їх окремо реєструвати для того, щоб формувати в окремі справи. До речі, справа може бути сформована навіть з одного наказу.

Кожен вид наказів відповідно буде мати окрему нумерацію.

Наприклад, за 2026 рік у Вас може бути:

- три накази з основних питань діяльності під номерами № 1, № 2, № 3 (їх строк зберігання «До ліквідації юрособи»);

- три накази з адм.-господарських питань під номерами № 1/агп, № 2/агп, № 3/агп (їх строк зберігання «5 років»);

- три накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання № 1 к/тм, № 2 к/тм, № 3 к/тм (їх строк зберігання «5 років»);

- три накази з кадрових питань тривалого строку зберігання № 1 к/тр, № 2 к/тр, № 3 к/тр (їх строк зберігання «75 років»).

Таким чином будуть сформовані чотири окремі справи. У кожної справи в подальшому – «своя доля».

Ці всі норми прописані у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. №1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n4 ), що є нормативно-правовим актом обов’язковим для виконання усіма юрособами.

Недотримання вимог Правил №1000/5 розцінюється як порушення норм законодавства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!