Електронний кадровий облік: алгоритм впровадження та його переваги

Алгоритм має бути такий:

1. Спочатку слід визначитися з системою (програмою), в якій Ви будете вести електронний кадровий облік. На сьогодні їх дуже багато. Кожна має якісь певні плюси та свої мінуси.

2. Також визначитися з переліком кадрових документів, які будуть створюватися, підписувати та зберігатися в електронній формі.

2. Обов’язково розробити та затвердити «Положення про кадровий електронний документообіг (ЕДО)»

3. Передбачити обов’язковість КЕП / УЕП або Дія.Підпис (якщо відповідна програма його підтримує) для керівництва та усіх працівників.

4. За необхідності провести для працівників тренінг щодо переходу на кадровий ЕДО.

Загальні плюси:

• Ідеальний варіант для комунікації з дистанційними / надомними працівниками
• Економія робочого часу працівників кадрової служби
• Зниження витрат на папір, картриджі
• Швидкий пошук інформації
• Безпеки від фізичного знищення під час пожеж, затоплень (у разі зберігання документів у хмарних сховищах на віддалених серверах)

Недоліки:

• Повністю відмовитися від паперу не вдасться, так як закон зобов’язує з певних документів виготовляти засвідчені паперові копії
• Фінансові витрати на старті: купівля ліцензій на програму ЕДО, інтеграція з вже впровадженими Вами програмами, зокрема бухгалтерськими, а також можлива оплата хмарного сховища
• Технічна залежність від електроенергії, інтернету, збоїв на серверах провайдера
• Ризики зламу системи (несанкціонованого доступу) та знищення інформації
• Уведення штатної одиниці системного адміністратора або залучення сторонніх IT-фахівців на умовах оплати

Як бачите, плюсів і недоліків - однакова кількість. Тому остаточне рішення за роботодавцем.

Раді допомогти, звертайтесь ще!