Чи можна об'єднати два накази в кадровому обліку

Можна об’єднати встановлення повного робочого часу та преміювання в один наказ, але лише якщо обидві дії належать до кадрових наказів з однаковим строком зберігання. Задвоювати номери наказів не можна, замість цього використовують єдину послідовну нумерацію або літерні індекси.

Обґрунтування

1. Один наказ на дві дії.
Накази з кадрових питань поділяються на індивідуальні та зведені. В одному наказі можна оформити кілька рішень щодо працівників або щодо одного працівника, якщо це кадрові накази з однаковим строком зберігання. Це не порушує вимог до діловодства.

2. Строк зберігання і можливість об’єднання.
Наказ про встановлення повного робочого часу та наказ про преміювання належать до наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років). Їх дозволено зводити в один документ, оскільки не змішується тривалий та тимчасовий строки зберігання.

3. Нумерація наказів.
Реєстраційний індекс наказу формується послідовно в межах календарного року. Для розрізнення видів кадрових наказів дозволено додавати літерні індекси (наприклад, «к/тр», «к/тм») за системою, розробленою підприємством. Задвоєння одного й того самого номера без додаткових розрізнювальних позначень створює дублетні індекси й розцінюється як помилка ведення реєстрації.

4. Як виправити пропущений наказ про премію.
Щоб не ламати нумерацію, найпростіше:

1. видати один зведений наказ на дату, яка вам потрібна, де першим пунктом зазначити встановлення повного робочого часу, другим — преміювання;
2. присвоїти йому наступний вільний реєстраційний індекс за журналом, без спроб «втиснути» його заднім числом між уже зареєстрованими номерами.

Підсумок: ви можете оформити одну розпорядчу дію (повний робочий день) і преміювання в одному кадровому наказі, зареєстрованому під єдиним унікальним номером, але не можна навмисно створювати два різні накази з однаковим номером без індексів, щоб «підігнати» нумерацію.