Переведення працівника на дистанційну роботу: оформлення документів правильно

Так, можна встановити працівнику дистанційну роботу на 4 години на день, але потрібні і його заява, і наказ роботодавця, а не лише односторонній наказ без волі працівника, якщо мова йде про ініціативу працівника і відсутні форс-мажорні підстави.

Обґрунтування

1. Що саме змінюється у вашій ситуації. Працівник хоче одночасно змінити форму організації праці (перехід на дистанційну роботу) і режим робочого часу (8 годин → 4 години). Обидві зміни можливі за домовленістю сторін. Для дистанційки застосовуються правила ст. 60-2 КЗпП, а для 4 годин на день — правила про неповний робочий час, передбачені ст. 56 КЗпП як встановлення іншого режиму за угодою сторін. 56 КЗпП

2. Чи можна «просто наказом директора». Якщо ініціатива належить працівнику, правильний підхід — заява працівника + наказ. Тоді це не зміна істотних умов праці з ініціативи роботодавця, а узгоджена зміна режиму і форми організації праці, і не потрібна попередня процедура повідомлення як при односторонній зміні істотних умов праці. Якщо ж роботодавець сам ініціює неповний час або дистанційку, це вже зміна істотних умов праці і тоді діють вимоги щодо повідомлення за ст. 32 КЗпП, спрощені на час воєнного стану.

3. Як правильно оформити: базовий безконфліктний варіант (за заявою працівника).

1. Заява працівника. У заяві працівник просить:

• встановити дистанційну форму організації праці;
• встановити неповний робочий день тривалістю 4 години;
• зазначає орієнтовний режим (наприклад, з 09:00 до 13:00, понеділок–п’ятниця);
• з якої дати і чи на строк, чи безстроково.

2. Наказ роботодавця на підставі заяви. У наказі доцільно передбачити:

3. За необхідності — письмовий трудовий договір про дистанційну роботу за типовою формою. Хоча під час воєнного стану письмова форма не є обов’язковою, але профільні роз’яснення наполегливо рекомендують її застосовувати, щоб детально зафіксувати умови дистанційки і потім не переоформлювати договір. ст. 60-2 Кодексу законів про працю України

4. Порядок дій, якщо роботодавець сам ініціює зміну (зменшення годин). Тоді перехід на 4 години і/або дистанційну роботу є зміною істотних умов праці. Роботодавець:

1. видає наказ про зміну істотних умов праці;
2. письмово повідомляє працівника про зміни та пропонує працювати в нових умовах;
3. під час воєнного стану робить це не пізніше дня запровадження змін, а не за 2 місяці наперед;
4. у разі згоди отримує заяву-згоду і видає наказ про зміну режиму;
5. у разі відмови — можливе звільнення за п. 6 ст. 36 КЗпП із виплатою вихідної допомоги, якщо оформити повну процедуру зміни істотних умов праці.

5. Табель і звітність. Перехід на дистанційну роботу та встановлення 4-годинного дня не змінює підстави трудових відносин і не потребує окремого повідомлення до податкової або ПФУ. У табелі обліку робочого часу відображаєте роботу як звичайну з урахуванням неповного робочого часу (код для неповного дня, який застосовуєте у себе), без спеціальної позначки «дистанційно».

У підсумку, коректний, безпечний варіант у вашій ситуації — заява працівника про дистанційну роботу на 4 години + наказ директора, у якому одночасно фіксуються дистанційна форма організації праці та неповний робочий день.