Можливість надання службового автомобіля для всіх працівників компанії

Так, можна видати наказ, яким дозволити користування службовим авто всім працівникам ТОВ у разі службової потреби, якщо в наказі чітко встановити службовий характер поїздок, порядок доступу до авто та документального підтвердження поїздок.

Обґрунтування

Використання авто всіма працівниками можливе, якщо це прямо передбачено внутрішніми документами. У наказі доцільно визначити працівників (посади), які мають право користуватися авто, порядок оформлення поїздок, заборону приватного використання та відповідальних осіб за авто і пальне. Обов’язок документально підтверджувати витрати випливає зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV.

Поїздки мають підтверджуватися первинним документом. Для цього ТОВ може затвердити власну форму подорожнього або маршрутного листа з обов’язковими реквізитами первинного документа за ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» в Україні. У такому листі фіксують маршрут, мету поїздки, пробіг, водія, витрати пального.

Щоб уникнути оподаткування «додаткового блага», потрібно показати службовий характер поїздок. Якщо документи не підтверджують господарське використання, є ризик визнання поїздок додатковим благом працівників з оподаткуванням за пп. «а» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України кодексу України. Тому в наказі важливо зафіксувати, що авто використовується виключно для службових завдань.

Підсумок: достатньо видати узагальнений наказ про порядок використання службового авто для всіх працівників і затвердити форму подорожнього/маршрутного листа як первинного документа.

Алгоритм дій

1. Підготувати та видати наказ про порядок використання службового авто.
2. Закріпити відповідальну особу за авто (наприклад, директора або іншого працівника) та визначити, хто може бути водієм.
3. Затвердити форму подорожнього (маршрутного) листа з усіма реквізитами первинного документа.
4. Встановити порядок списання пального з прив’язкою до подорожніх листів.
5. Ознайомити працівників під підпис з наказом і правилами користування авто.

Приклад

Нижче — умовний, спрощений текст наказу, який можна адаптувати під ваше ТОВ.

«НАКАЗ
м. Київ
01.08.2026 № 15

Про порядок використання службового автомобіля

1. Закріпити автомобіль марки ______, держномер _, за директором ТОВ «» як відповідальним за збереження автомобіля.
2. Дозволити використання зазначеного автомобіля всіма працівниками ТОВ «_____» виключно для виконання службових обов’язків за письмовим або електронним розпорядженням директора (або іншої уповноваженої особи).
3. Встановити, що кожна поїздка на службовому автомобілі оформлюється подорожнім (маршрутним) листом за формою, затвердженою цим наказом (Додаток 1), із зазначенням маршруту, мети поїздки, показників спідометра, витрат пального та даних працівника, який керував автомобілем.
4. Заборонити використання службового автомобіля у особистих цілях працівників.
5. Головному бухгалтеру забезпечити облік витрат пального на підставі подорожніх (маршрутних) листів.
6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Директор ___________ /ПІБ/»