Дії підприємства при прогулі працівника під час відпустки

У вашій ситуації потрібно фіксувати прогули, намагатися отримати пояснення, після чого можна звільнити працівника за прогул, а бронювання анулювати через «Дію» та шляхом подання оперативних відомостей до ПФУ, що не створює негативних наслідків для підприємства. Ключове — мати належно оформлені акти відсутності та докази спроб зв’язку і витребування пояснень.

Обґрунтування

1. Що з підставою звільнення

Якщо з працівником є бодай якийсь контакт і можна отримати пояснення або хоча б зафіксувати відмову від їх надання, більш коректно звільняти за прогул за п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП як відсутність на роботі протягом усього робочого дня чи понад 3 години без поважних причин. Це прямо передбачено п. 4 ст. 40 Кодексу законів про працю України. Якщо зв’язку немає взагалі й ситуація триває понад 4 місяці, альтернативою може бути звільнення за п. 8-3 ст. 36 КЗпП, але до спливу 4 місяців застосовуєте саме процедуру прогулу.

2. Як оформити прогули, якщо працівник «зник»

Процедура звільнення за прогул із відсутністю зв’язку така:

У консультаціях і профматеріалах підкреслюється, що при звільненні за прогул потрібно обов’язково фіксувати відсутність актами і витребувати пояснення, навіть якщо працівник не виходить на зв’язок, зокрема шляхом листа з вимогою пояснити причини відсутності. Це узгоджується з загальним підходом до застосування п. 4 ст. 40 Кодексу законів про працю України.

3. Покроковий алгоритм оформлення документів за прогул

1. Фіксуємо кожен день відсутності.
   Складайте щоденний акт про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності. В акті зазначайте дату, час, посади й підписи не менше трьох працівників. У табелі ставите «НЗ» до моменту остаточного рішення.

2. Надсилаємо вимогу надати пояснення.
   Підготуйте лист на адресу реєстрації / останнього відомого проживання з вимогою надати письмові пояснення за конкретні дати відсутності у встановлений строк (наприклад 5 робочих днів з дати отримання). Відправляйте цінним листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Якщо лист повертається або не вручається — зберігайте конверт, опис та повідомлення як доказ вжитих заходів.

3. Фіксуємо інші спроби зв’язку.
   Якщо є відомі e-mail, месенджери, інші контакти — надсилаєте туди повідомлення, робите скріншоти з датами. Це підтвердить, що роботодавець зробив «усі розумні» спроби отримати пояснення.

4. Оцінюємо поважність причин.
   Якщо пояснення не отримані або отримані, але без поважних причин, і при цьому процедура витребування пояснень дотримана, у вас є підстава для застосування дисциплінарного стягнення у вигляді звільнення за прогул за п. 4 ст. 40 Кодексу законів про працю України.

5. Видаємо наказ про звільнення.
   Після спливу встановленого строку для пояснень видаєте наказ про звільнення за прогул із посиланням на п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП. Днем звільнення визначаєте останній день фактичної роботи (перед першим прогулом). У наказі перелічуєте документи-обґрунтування: акти, доповідні, поштові документи, скріншоти спроб зв’язку.

4. Коли й як розбронювати

Для заброньованого працівника у вас два канали дій:

1. Заява про анулювання броні через «Дію».
   У практичних матеріалах рекомендують анулювати бронювання через портал «Дія» (подати відповідну заявку на розбронювання) до або паралельно із звільненням, щоб швидше звільнити «місце» у ліміті. Це випливає з рекомендацій щодо застосування пп. 5 п. 31 Порядку бронювання військовозобов’язаних.

2. Оперативні відомості до ПФУ.
   Після видання наказу про звільнення ви подаєте оперативні відомості до ПФУ про припинення трудових відносин. За чинними правилами для критично важливих підприємств подання таких відомостей є обов’язковим і саме воно є підставою для автоматичного припинення бронювання без додаткових кроків роботодавця. Це випливає з практичного застосування постанови КМУ від 22.11.2024 №1332, на яку прямо посилаються як на підставу, що при звільненні бронь «злітає» автоматично.

5. Часові орієнтири й наслідки для роботодавця

• Коли розбронювати.
  З точки зору мінімізації ризиків і швидкого звільнення ліміту бронювання доцільно подати анулювання броні через «Дію» одразу, щойно прийнято рішення звільняти (або навіть до звільнення), а після видання наказу обов’язково подати оперативні відомості до ПФУ.

• Наслідки для підприємства.
  Профільні консультації прямо зазначають, що сам факт неповернення заброньованого працівника з-за кордону не тягне негативних наслідків для підприємства і не є підставою для втрати статусу критично важливого, за умови дотримання критеріїв щодо зарплати та інших показників. Обов’язок роботодавця — правильно оформити відсутність, звільнення та розбронювання.

• Відповідальність керівника.
  Окрема відповідальність керівника за те, що працівник не повернувся, не встановлена. Працівник самостійно несе відповідальність за порушення правил військового обліку та повідомлення про зміну місця проживання, згідно з вимогами Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів та ст. 210 КУпАП, але це вже зона відповідальності самого працівника.

Алгоритм дій

1. Щодня складати акти відсутності працівника та табелювати «НЗ».
2. Підготувати й надіслати лист із вимогою надати письмові пояснення причин відсутності, з описом вкладення та повідомленням про вручення.
3. Задокументувати всі інші спроби зв’язку (e-mail, месенджери, інші адреси).
4. Після закінчення розумного строку для відповіді, за відсутності поважних причин — підготувати проєкт наказу про звільнення за прогул за п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП.
5. Подати через «Дію» заявку на анулювання броні (якщо потрібно швидко звільнити ліміт), а після видання наказу про звільнення — оперативні відомості до ПФУ.
6. Окремо направити до ТЦК повідомлення про зміну облікових даних (звільнення), а витяг про бронювання за можливості вилучити в день звільнення або письмово повідомити ТЦК про неможливість його повернення.

Ризики / нюанси

Основний ризик для роботодавця — порушення процедури дисциплінарного звільнення (відсутність актів, невитребувані пояснення, відсутність доказів спроб зв’язку). Якщо ці етапи якісно виконати й задокументувати, звільнення за прогул і подальше розбронювання будуть максимально захищеними для підприємства.