Перелік документів для нової IT компанії з п’яти професій

Серед обов’язкових локальних актів підприємства – правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 142 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n826), у разі відсутності колдоговру має бути положення про оплату праці чи інший локальний акт, який регулюватиме питання оплати праці обов’язково згідно ст. 97 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n617).
У КЗпП також закріпили обов’язок роботодавця вживати заходів для забезпечення безпеки й захисту фізичного та психічного здоров’я працівників, здійснювати профілактику ризиків та напруги на робочому місці, проводити інформаційні, навчальні та організаційні заходи щодо запобігання та протидії мобінгу згідно ч. 2 ст. 158 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n899), тому доцільно розробити положення про запобігання та протидію мобінгу (цькування)
Інші положення не є обов’язковими, але доцільно будь-якому підприємству регламентувати питання щодо відрядження, функціонування структурних підрозділів, табельного обліку, відпусток, документообігу, про систему управління охороною праці, положення про обробку та захист персональних даних у базах персональних даних.

Штатний розпис — документ, що визначає перелік посад, кількість штатних одиниць і розміри окладів. Має оновлюватися при зміні окладів або введенні нових посад. Наразі цей документ не є обов’язковим, але радимо його вести.

Посадові інструкції мають бути затверджені — для кожної посади, зазначеної у штатному розписі.

При прийнятті на роботу особа, яка працевлаштовується, пише заяву про прийняття на роботу і подає пакет документів, який визначений статтею 24 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n141 . Укладається трудовий договір – усний або письмовий, на час воєнного стану дозволено з усіма укладати усний трудовий договір, тобто заява + наказ про прийняття на роботу. Обов’язково видається наказ про працевлаштування. Подається Повідомлення про прийняття на роботу до ДПС. Формується особова картка П-2 (наразі вона не обов’зякова, але радимо її вести) формується й особова справа.

Працівника ознайомлюють з інформацією, визначеною у ст. 29 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n175), до початку роботи, зразок для прикладу - Інформаційний лист для працівника при прийнятті на роботу

Докладніше в статтях - «Процедура прийняття на роботу: 5 кроків до оформлення трудових відносин» https://kadroland.com/news/458-procedura-priinyattya-na-robotu-5-krokiv-do-oformlennya-trudovix-vidnosin, https://kadroland.com/news/4008-priimajemo-pracivnika-na-robotu-10-garyacix-zapitan, https://kadroland.com/news/4008-priimajemo-pracivnika-na-robotu-10-garyacix-zapitan.
Графік відпусток потрібно буде затвердити до 5 січня 2026 року.

Потрібно оформляти кадрові накази тимчасового строку зберігання та кадрові накази тривалого строку зберігання. Тож, обов'язково має бути два журнали для реєстрації кадрових наказів тривалого і тимчасового строку зберігання.
Види наказів наведено в статті за посиланням - https://kadroland.com/news/2423-vidi-ta-klasifikaciya-nakaziv-pidprijemstva
Потрібно вести табельний облік працівників, тод варто затвердити положення про табельний облік
Вам потрібно скласти номенклатуру справ, щоб упорядкувати документацію свого підприємства.
З повним переліком кадрових документів можете ознайомитись в номенклатурі справ – Номенклатура справ на 2026 рік.

Окремий чек-ліст для ведення військового обліку - Помічник відповідального за ВО «Стенд з військового обліку: Правила ВО та інша нормативка після змін з 27.06.2026»

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Переходьте на новий рівень! Пакет Преміум — це відповіді без черги та 1 особиста усна консультація. Забирайте свій доступ просто зараз!