Виплата добових під час навчального відрядження: необхідність або можливість

Частково так, добові при відрядженні є держгарантією, але їх розмір і сам факт виплати для небюджетних роботодавців прямо не «прив’язані» до того, що приймаюча сторона оплачує проїзд, проживання й харчування, тому повна відмова від добових створює ризики, хоча формальної прямої заборони немає. Оптимально — або зменшити суму добових, або все ж виплачувати їх, але не нижче рівня, який контролюючі органи вважають мінімальною держгарантією.

Обґрунтування

1. Відрядження і обов’язок компенсувати витрати. Працівник, направлений у відрядження, має право на збереження місця роботи, оплату праці не нижче середнього заробітку та компенсацію витрат на відрядження, до яких входять добові, проїзд і найм житла за правилами ст. 121 Кодексу законів про працю України. Для бюджетних установ розмір і обов’язковість добових жорстко регулюються Інструкцією №59 і постановою №98, для небюджетних роботодавців Інструкція має рекомендаційний характер, а розмір добових визначають у Положенні про відрядження чи наказі про відрядження.

2. Що вважати добовими і як вони оподатковуються. Добові — це непідтверджені документами витрати працівника на харчування та інші власні потреби під час відрядження, які не потребують чеків і виплачуються за кожен день відрядження, включаючи день від’їзду та приїзду, за визначенням пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України та п. 15 розд. І Інструкції №59. У 2026 році неоподатковуваний ліміт добових для відряджень по Україні дорівнює 0,1 МЗП на 01.01.2026, тобто 864,70 грн за кожен день, сума перевищення оподатковується ПДФО із коефіцієнтом 1,219512 та військовим збором.

3. Чи зменшувати/скасовувати добові, якщо є безоплатне харчування і проживання. Податкове законодавство не вимагає автоматично зменшувати добові, якщо до рахунку за проживання включене харчування або якщо приймаюча сторона забезпечує харчування окремо, і прямо не забороняє встановити нульові добові для небюджетних роботодавців. Водночас добові віднесено до мінімальних державних гарантій щодо компенсації працівникам у відрядженні за ст. 12 Закону №108/95-ВР, тому Мінсоцполітики вважає, що роботодавцям небажано встановлювати розмір добових нижче норм, встановлених для бюджетної сфери (нині 300 грн на день для України за постановою №98), а тим більше — повністю відмовлятися від їх виплати. У профільних матеріалах також рекомендують, якщо харчування включене до проживання або надається приймаючою стороною, зменшувати відсоток добових (наприклад, до 80%, 65%, 45% тощо) за аналогією з бюджетними правилами, але це оформлювати у Положенні про відрядження або в наказі, а не скасовувати добові повністю.

4. Практичне рішення у вашій ситуації. Якщо є наказ про відрядження, доцільно:

   • прямо в наказі або в Положенні про відрядження зафіксувати, що проїзд, проживання та харчування забезпечує приймаюча сторона, тому підприємство їх не компенсує;
   • установити знижену суму добових (наприклад, певний відсоток від «звичайних» добових із прив’язкою до того, що харчування й житло надає організатор), але не зводити добові до нуля, щоб не було претензій щодо невиконання держгарантій;
   • стежити, щоб обраний розмір не перевищував неоподатковуваний ліміт 864,70 грн на день, аби уникнути оподаткування перевищення.

Ризики та нюанси: повна відмова від добових при наявності наказу про відрядження для комерційного роботодавця формально не заборонена, але може трактуватися як порушення мінімальних гарантій в оплаті праці, що тягне фінансові санкції за ст. 265 КЗпП, тому безпечніше встановлювати невеликий, але не нульовий розмір добових.

У вашій ситуації найбільш безпечний підхід — виплачувати зменшені добові, врахувавши, що проїзд, проживання й харчування забезпечує приймаюча сторона, і закріпити це у внутрішніх документах.