Проблеми з посадовими інструкціями при введенні нової позиції

Не зовсім: інструкцію не обов’язково «ділити», але доцільно мати окремі посадові інструкції для кожного заступника з чітко розмежованими функціями, аби уникнути дублювання обов’язків і спорів.

Обґрунтування

1. Штатну одиницю вводите за типовими нормативами, але наповнення обов’язків визначає роботодавець Типові штатні нормативи для закладів професійної чи фахової передвищої освіти лише встановлюють максимальну кількість посад і загальні підходи до формування штатів, а деталізація функцій за кожною посадою належить до компетенції керівника закладу в межах фонду оплати праці та структури, яку він формує відповідно до потреб навчального процесу, що випливає з Типових штатних нормативів професійної (професійно-технічної) освіти, затверджених наказом № 1204 та Типових штатних нормативів вищих навчальних закладів І–ІІ рівнів акредитації. Це означає, що саме керівник визначає, які функції покласти на першого і другого заступника.

2. Окрема інструкція для кожного заступника – практично зручніше Посадова інструкція є локальним актом, який має чітко описувати завдання, права й відповідальність конкретної посади, тому при наявності двох заступників з однаковою назвою посади краще:

• розробити дві інструкції з однаковими загальними положеннями, але різним переліком основних завдань та зон відповідальності (наприклад, один – за освітній процес, інший – за методичну роботу, профорієнтацію, інклюзію тощо);
• прописати, хто за що відповідає, щоб не дублювати обов’язки і уникнути взаємних претензій, а також мати зрозумілу базу для оцінки роботи кожного.

3. Допускається спільна «базова» інструкція плюс розподіл обов’язків, але є ризики Формально можна:

• затвердити одну «типову» інструкцію за посадою «заступник директора з навчальної роботи»;
• додатково розподілити обов’язки між двома заступниками наказом керівника або додатковими угодами / додатками.
  Однак це ускладнює практичне застосування, адже працівник має орієнтуватися одразу в кількох документах, а під час спорів складніше довести, що певна функція належала саме цьому заступникові.

4. Алгоритм дій у вашій ситуації

1. Визначте разом з директором і керівниками підрозділів, як саме ділите сфери відповідальності між двома заступниками.
2. Під кожну «сферу» складіть окрему посадову інструкцію, зберігши єдину структуру розділів.
3. Погодьте інструкції з кадровою та, за потреби, юридичною службою.
4. Затвердьте їх або грифом «ЗАТВЕРДЖУЮ» на самій інструкції, або окремим наказом керівника.
5. Ознайомте кожного заступника з його інструкцією під підпис та долучіть до особової справи.

Рекомендація:

Для другого заступника доцільно затвердити окрему посадову інструкцію з чітко виділеною зоною відповідальності, а існуючу інструкцію першого заступника за потреби переглянути і скоригувати, щоб обов’язки не перетиналися.

Чітке розмежування функцій у двох окремих інструкціях мінімізує конфлікти й спрощує управління та оцінку роботи кожного заступника.