Правомірність зберігання документів у особовій справі працівника

Добрий день! Надайте, будь ласка, відповідь: чи правомірно зберігати в особовій справі працівника копії свідоцтва про шлюб та свідоцтв про народження дітей, якщо вони не слугували підставою для видачі наказів?

АІ-Консультант

Відповідь сформована штучним інтелектом та може містити неточності. Для підтвердження інформації дочекайтесь відповіді експерта.

Частково так, але з нюансами: копії свідоцтва про шлюб і про народження дітей можуть зберігатися в особовій справі, якщо вони підтверджують пільги, гарантії чи зміну біографічних даних, але сам факт, що на їх підставі не видавали накази, значення не має.

Обґрунтування

1. Перелік документів особової справи є вичерпним Перелік документів особової справи чітко встановлений у п. 12 гл. 2 розд. IV Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. До нього, зокрема, входять копії документів, що є підставами для надання пільг, а також копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних.

2. Коли свідоцтво про шлюб можна і доцільно зберігати в особовій справі Свідоцтво про шлюб є документом про зміну біографічних даних (наприклад, зміна прізвища) і підтверджує сімейний стан, тому його копія може бути віднесена до копій документів про внесення змін до облікових документів та до документів, що є підставою для пільг. У такому випадку її правомірно долучати до особової справи за тим самим п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5, незалежно від того, чи був окремий наказ саме на підставі цього документа.

3. Коли свідоцтва про народження дітей правомірно зберігати в особовій справі Копії свідоцтв про народження дітей використовують як підтвердження права працівника на пільги, додаткові відпустки, податкову соціальну пільгу тощо, тобто як документи, що є підставою для надання пільг. У такому статусі вони прямо підпадають під формулювання п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5 і можуть зберігатися в особовій справі навіть якщо окремі накази на їх підставі не видавалися.

4. Що вважати неправомірним з точки зору документаційних вимог Неправомірним буде зберігати в особовій справі документи, які взагалі не охоплені переліченими у п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5 категоріями, тобто не є ані документами для обліку кадрів, ані підставами для пільг чи зміни біографічних даних, і не мають відношення до трудових відносин працівника. У такому разі їх слід зберігати в окремій справі або не витребовувати взагалі.

Наявність чи відсутність наказу не є критерієм законності зберігання цих копій, важливо, щоб вони підпадали під установлені категорії документів особової справи.

ДК

Дарія, консультант

експерт

21.08.2026 | 17:09

Очікує відповідь

Тільки, якщо вони є підставою для надання пільг чи додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 19 ЗУ «Про відпустки» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80/ed20251012#n214 ).

Копію свідоцтва про шлюб також додаємо в особову справу, якщо працівниця змінює прізвище.

В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення) (заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи) (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n502 ). Радимо додавати в особову справу тільки зазначені документи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

НА

Наталія

21.08.2026 | 16:45

Військовий облік

Відповідь надано