Зберігання довідки про медогляд: особова справа чи окрема справа

Форму № 025-9/о зберігає заклад охорони здоров’я та сам працівник, а у роботодавця в особовій справі зберігається тільки інформація/копії про проходження медогляду, які доцільно групувати в окремій справі за номенклатурою, а не підшивати оригінали довідок.

Обґрунтування

1. Хто видає і кому належить довідка № 025-9/о. Відповідно до Інструкції до форми № 025-9/о довідку заповнює та засвідчує голова медичної комісії закладу охорони здоров’я, а готовий документ видають особі, що пройшла обов’язковий медогляд. У разі електронної форми вона має містити всі дані паперового аналога. Це підтверджує, що первинним власником документа є працівник, а не роботодавець.

2. Які відомості потрібні роботодавцю. Порядок організації та проведення обов’язкових медоглядів працівників певних категорій, затверджений наказом МОЗ від 08.09.2025 № 1393 (далі – Порядок № 1393), встановлює, що за результатами медогляду працівник отримує заповнену форму № 025-9/о і повертає роботодавцю лише оформлене Направлення з висновком профпридатності, тоді як довідку № 025-9/о він подає лікарю первинної ланки Порядок № 1393. Отже, роботодавцю достатньо мати документальне підтвердження придатності (наказ, копія висновку, витяг із Заключного акту, записи в картці працівника).

3. Як відображати медогляд у номенклатурі справ. Практично для роботодавця оптимально: 1) вести окрему справу типу «Інформація про медогляди працівників» (накази про направлення, копії направлень, копії висновків, витяги із Заключного акта, реєстри, листування з медзакладом); 2) в особовій справі працівника зберігати лише копії ключових документів або короткі довідки про проходження медогляду як підтвердження виконання обов’язку за ст. 169 КЗпП і ст. 17 Закону № 2694-XII щодо охорони праці (ст. 169 КЗпП, ст. 17 Закону № 2694-XII).

4. Процедура організації зберігання у ТОВ. З урахуванням вимог до діловодства та строків зберігання документів, доцільно: 1) у номенклатурі справ передбачити окрему справу «Медичні огляди працівників» зі строком зберігання відповідно до затвердженого переліку типових документів; 2) прописати в інструкції з діловодства, що до особових справ підшиваються лише копії/витяги, а оригінал форми № 025-9/о зберігається в працівника і у медзакладі; 3) при закінченні строку зберігання інформації про медогляди – оформлювати вилучення до знищення за рішенням експертної комісії згідно з правилами архівної справи (Перелік типових документів, наказ Мін’юсту № 578/5).

Раціонально, щоб у ТОВ оригінали форм № 025-9/о не накопичувались у особових справах, а у кадровій службі або службі охорони праці велися окремі справи з інформацією та копіями документів про проходження медоглядів.