Видача трудових книжок: що робити з відсутніми працівниками

Залиште ці трудові книжки на зберіганні в архіві підприємства, оскільки без особистої заяви чи присутності особи (або її родичів) передавати чи знищувати документи заборонено.

1. За загальним правилом трудові відносини з працівниками, які померли, припиняються за п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП. Якщо це не було зроблено раніше, у трудовій книжці (у графі 3) робиться запис: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю, п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП». У графі 4 зазначають дату і номер наказу.
Трудова книжка видається найближчим родичам померлого під розписку або надсилається поштою виключно на їхню офіційну вимогу (заяву).
Родичі мають надати такі документи, як письмову заяву, паспорт або інший документ, що посвідчує особу; документ, що підтверджує родинний зв'язок (свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження тощо), копію свідоцтва про смерть працівника.

Факт видачі родичам записується в Книзі обліку руху трудових книжок. В Особовій картці (форма № П-2) на нижньому полі кадровик робить примітку: «Трудову книжку отримано [Робітничий зв'язок, ПІБ родича] [Дата] під розписку/надіслано поштою».
Якщо ніхто не звернувся роботодавець не повинен самостійно шукати родичів. Книжка залишається на зберіганні у відділі кадрів КНП протягом 2 років окремо від інших, а після цього передається в архів підприємства, де зберігається щонайменше 50 років.

2. Працівники, які перебувають за кордоном.

Оскільки працівники вже звільнені, роботодавець у день звільнення мав надіслати їм поштове повідомлення (на останню відому адресу в Україні) про необхідність забрати трудову книжку.

Якщо ж працівник не отримав її при звільненні роботодавець може переслати трудову книжку звільненому працівнику, який знаходиться за кордоном, якщо працівник надав письмову згоду.

Відповідно до вимог п. 4.2 розділу 4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text, пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника чи електронної заяви з КЕП від самого працівника.

Так, п. 26 Правил надання послуг поштового зв’язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.2009 №270 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/270-2009-%D0%BF#Text передбачено, що у міжнародних поштових відправленнях пересилаються предмети, не заборонені до ввезення / вивезення на / з території України відповідно до законодавства.

Пересилання за кордон дозволів на право носіння зброї, трудових книжок, військових квитків, документів, що посвідчують особу, здійснюється виключно у реєстрованих міжнародних поштових відправленнях.

Якщо заяви немає і зв'язатися з особою неможливо, КНП не має права надсилати книжку навмання чи передавати її третім особам (навіть родичам без нотаріального доручення).

Трудові книжки, які не забрали при звільненні, зберігаються у відділі кадрів КНП протягом 2 років. Після закінчення цього строку вони передаються в архів установи, де зберігаються 50 років, після чого можуть бути знищені

Раді допомогти, звертайтесь ще!