Як правильно організувати особову справу працівника та документи

Особову справу ведіть лише за затвердженим переліком документів, а заяви на відпустку, договори про нерозголошення та згоди на обробку персональних даних слід зберігати в окремих справах.

Обґрунтування

1. Перелік документів особової справи є вичерпним. У п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5 наведено повний перелік документів, які підшивають до особових справ (заява про прийняття, трудовий договір, копії наказів про прийняття і переведення, особовий листок, копії паспорта, РНОКПП, військового квитка, документи про освіту, пільги, характеристики, документи про заохочення, атестацію, заява про звільнення, копія наказу про звільнення тощо). Документи, яких немає в цьому переліку, до особової справи не включають.

2. Заяви на відпустку зберігають окремо. Заяви про надання щорічних, соціальних та відпусток без збереження зарплати до особових справ не підшивають. Їх доцільно формувати в окрему справу за видом документів (наприклад, «Документи про надання та використання відпусток»), що відповідає підходу, коли до особових справ не включають накази і документи щодо відпусток, а лише базові «кадрові» документи, визначені Правилами №1000/5.

3. Договори про нерозголошення конфіденційної інформації зберігають окремо. Договір про нерозголошення не входить до переліку документів особової справи в п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5, тому його не підшивають до неї. Рекомендовано зберігати такі договори в окремій справі з обмеженим доступом, як документи, що стосуються комерційної таємниці, а не кадрового обліку.

4. Згоду на обробку персональних даних теж варто виокремити. Письмова згода на обробку персональних даних не передбачена ані у Переліку типових документів, затвердженому наказом Мін’юсту № 578/5, ані в п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5 як складова особової справи. Для таких згод доцільно передбачити окрему справу в номенклатурі (наприклад, «Згоди працівників на обробку персональних даних») і зберігати їх разом з іншими допоміжними документами, що не увійшли до особових справ.

Дотримання «чистоти» складу особової справи за Правилами №1000/5 забезпечує правильні строки та умови зберігання документів і зменшує ризики порушень.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?