Правила видачі наказу при звільненні працівника: важливі нюанси

Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівнику засвідчену копію наказу про звільнення, на якій має бути відмітка «Копія» та посвідчувальний напис «Згідно з оригіналом» із реквізитами особи, що засвідчує.

Обґрунтування

1. Обов’язок видати копію наказу. У день звільнення роботодавець повинен видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, а також інші документи, перелічені у ст. 47 КЗпП, зокрема письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні та, за потреби, оформити трудову книжку з записом про звільнення (ст. 47 КЗпП). Цей обов’язок діє для всіх підстав припинення трудового договору.

2. Вимоги до оформлення копії наказу. Копію наказу про звільнення потрібно оформлювати за правилами діловодства, встановленими для копій службових документів: у день звільнення готують копію з підписаного оригіналу, вона повинна повністю відтворювати зміст оригіналу, а також містити реквізити, передбачені типовою формою наказу про звільнення чи внутрішньою формою, якщо вона застосовується, і бути виданою працівникові під підпис з фіксацією факту отримання (це прямо випливає з вимоги видати саме копію наказу за ст. 47 КЗпП та норм про оформлення копій у гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5).

3. Відмітка «Копія» і її розміщення. Для службових копій, у тому числі копій наказів про звільнення, обов’язково проставляється відмітка «Копія» на лицьовому боці в правому верхньому куті першого аркуша документа, що прямо встановлено для копій документів у гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5. Відмітка може бути штампом або рукописним написом друкованими літерами, слово «Копія» пишуть без лапок.

4. Обов’язковість засвідчення копії. Копія набуває юридичної сили лише за умови її засвідчення в установленому порядку, тобто без посвідчувального напису це лише технічна роздруківка, а не повноцінний документ (п. 8 гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5). Тому кадрові копії наказів про звільнення слід обов’язково засвідчувати.

5. Зміст посвідчувального напису та його місце. Напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади особи, яка засвідчує копію, її особистого підпису, власного імені та прізвища, а також дати засвідчення, і розміщується нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша копії (така вимога сформульована для копій документів у гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5 та деталізована в п. 5.26 ДСТУ 4163:2020). Цей напис засвідчує тотожність копії оригіналу.

6. Печатка на копії наказу. Напис про засвідчення копії, як правило, скріплюється печаткою підприємства або печаткою відповідного структурного підрозділу (відділу кадрів, служби діловодства тощо), якщо використання печатки передбачено внутрішніми документами організації (таку вимогу для службових копій містять гл. 11 розд. ІІ Правил № 1000/5 та п. 5.26 ДСТУ 4163:2020). Якщо підприємство працює без печатки, достатньо правильно оформленого посвідчувального напису.

Видавайте працівникові саме засвідчену копію наказу з відміткою «Копія» та написом «Згідно з оригіналом», і фіксуйте підписом факт її отримання в день звільнення.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?