Процес оцифрування трудової книжки: етапи та особливості реалізації

Оцифрування трудової книжки відбувається шляхом подання до ПФУ через вебпортал або сканкопій паперової книжки, або електронних записів (із доданими сканами підтвердних документів), одноразово до 10.06.2026, це може зробити як працівник, так і роботодавець.

Обґрунтування

1. Строк і суб’єкти подання. Законом №1217 установлено перехід на електронний облік трудової діяльності, а відомості про паперові трудові книжки мають бути подані протягом п’яти років, тобто до 10.06.2026, при цьому такі відомості може подавати працівник або роботодавець через вебпортал ПФУ чи працівник особисто в сервісному центрі ПФУ, про що прямо зазначено в п. 2 розд. ІІ Закону №1217-IX та п. 4 Порядку №11-1.
2. Способи оцифрування. За періоди до набрання чинності Законом №1217 відомості про трудову діяльність подаються або у вигляді копій документів, виготовлених шляхом сканування, або в оцифрованому вигляді через електронний кабінет страхувальника/застрахованої особи з додаванням сканованих копій документів, що передбачено п. 4 Порядку, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 №11-1.
3. Вимоги до сканів. Сканкопії трудової книжки виготовляються в кольоровому форматі з оригіналів, мають містити всі сторінки з записами у хронологічному порядку, усі поля документа, бути придатними для читання, рекомендована роздільна здатність 300 dpi, формат файлів – jpg або pdf, розмір кожного файлу – до 1 Мб, що встановлено п. 5 Порядку №11-1.
4. Подача через вебпортал. Для подання потрібно авторизуватися за КЕП у кабінеті страхувальника або застрахованої особи, у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника» / «Відомості про трудові відносини», заповнити персональні дані, завантажити файли сканкопій і надіслати звернення, як це описано на підставі п. 4 Порядку №11-1.
5. Одноразовість подання. Відомості з паперової трудової книжки передаються один раз, повторно оцифровувати ту саму книжку після успішного внесення даних до реєстру не потрібно, що прямо випливає з п. 6 Порядку ПФУ №11-1, на який посилається п. 6 Порядку ПФУ №11-1.

Після подання статус і результат оцифрування перевіряють у кабінеті на порталі ПФУ за зверненням до розділу про електронну трудову книжку.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?