Видача трудових книжок: коли завершити перехід на електронний формат

Так, потрібно дочекатися статусу «Виконано».

Допоки немає такого статусу, видавати трудові книжки не потрібно – адже якщо ПФУ з якоїсь причини відхилить скан-копію трудової (через помилки, нечіткий текст, відсутність печатки чи дати тощо), то Вам доведеться виправити записи відповідно до зауважень чи чіткіше відсканувати оригінал трудової книжки – тобто трудова книжка має залишатися у Вас, допоки її не буде повністю опрацьовано. Видати на руки трудову зі статусом «В роботі» можна лише або при звільненні працівника, або за його особистою заявою на підставі індивідуального наказу (зразки заяви та наказу є за посиланнями: Заява працівника про видачу трудової книжки, Наказ про видачу трудової книжки працівнику).

Загалом, наразі ситуація, коли запити на опрацювання трудових книжок «висять» пару місяців, досить поширена – у зв'язку із завершенням періоду оцифрування трудових книжок навантаження на систему значно зросло й фахівці ПФУ досі не можуть їх опрацювати (тим більше, що в них є дві черги – загальна та пріоритетна (остання для тих, хто вже зараз оформлює пенсію)). Проте щоб значно прискорити цей процес, Ви можете через кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ направити офіційний лист-запит за підписом директора, який може бути, приміром, такого змісту:

«Підприємство таке-то, як страхувальник, у межах виконання вимог законодавства щодо електронного обліку трудової діяльності просить надати роз'яснення стосовно стану опрацювання відомостей про трудову діяльність наших працівників.

Скан-копії паперових трудових книжок застрахованих осіб таких-то (ПІБ, РНОКПП) були направлені через кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ такої-то дати за такими-то номерами звернення. Вказані звернення вже такий-то час перебувають у статусі «В роботі», що унеможливлює належне завершення кадрових процедур на підприємстві.

Керуючись ч. 2 ст. 34 Закону «Про адміністративну процедуру» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2073-20/conv#n247), яка встановлює граничний 30-денний строк для розгляду справ та звернень органами публічної адміністрації, просимо надати інформацію про причини затримки, а також посприяти в завершенні оцифрування трудових книжок працівників та зміні статусу звернень на «Виконано».

Після ж того, коли трудові книжки нарешті будуть опрацьовані, для їх видачі потрібно оформити один загальний наказ про видачу трудових книжок на підставі п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20/conv#n224), який зобов'язує видати трудові книжки працівникам після їх опрацювання ПФУ (зразок такого наказу є у нашому розділі «Документи» за посиланням: Наказ про видачу трудових книжок працівникам). Отримання ж трудової книжки кожен працівник має підтвердити своїм підписом у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Щодо виду наказу, то оскільки видача трудової книжки – це розпорядча дія щодо працівника на виконання вимог трудового законодавства, а не організаційне рішення про діяльність підприємства, то такий наказ не може належати до наказів з основної діяльності. Водночас, на деяких підприємствах такий наказ відносять до наказів з кадрових питань, а на деяких – до наказів з адміністративно-господарської діяльності. Особисто я радила б відносити такий наказ до наказів з кадрових питань, оскільки коли трудова книжка видається працюючому співробітнику, виконується та сама правова дія, що й при звільненні – людині назавжди повертається її особистий документ, що фіксує стаж, і повністю знімається з підприємства відповідальність за його ведення. За юридичною аналогією та наслідками (захист відомостей про стаж), наказ про видачу трудової книжки має такий же термін зберігання, як і наказ про звільнення, який відповідно до п. «б» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text), становить 75 років (натомість як строк зберігання наказів з адміністративно-господарської діяльності лише 5 років).

Раді допомогти, звертайтесь ще!