Вирішення питання щодо електронної заяви на звільнення працівника

Можете звільняти на підставі цієї заяви з фото та електронним підписом, не чекаючи паперового оригіналу, за умови що електронний спосіб обміну документами між сторонами погоджено.

Обґрунтування

1. Альтернативні способи електронної комунікації можна погодити. В період воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання документів з трудових питань та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, обраний за згодою сторін, що прямо передбачено ст. 7 Закону № 2136. Така згода може бути оформлена окремою заявою працівника і наказом роботодавця або бути зафіксована безпосередньо в заяві про звільнення (з указанням засобу зв’язку).

2. Фото заяви + протокол Дія.Підпис можуть бути «замінником» оригіналу. Якщо працівник власноруч пише заяву, фотографує її і надсилає через корпоративну електронну пошту чи месенджер, а сторони домовились про такий канал зв’язку, роботодавець може роздрукувати фото і зберігати як замінник оригіналу. Електронний підпис через «Дія.Підпис» відповідає вимогам законодавства про електронні довірчі послуги, тому заяву можна вважати поданою належним чином.

3. Двотижневий строк відраховується від дати отримання електронної заяви. Право працівника розірвати трудовий договір за власним бажанням реалізується шляхом письмового попередження роботодавця за два тижні відповідно до ч. 1 ст. 38 КЗпП. У випадку надсилання електронною поштою відлік двотижневого строку починається з дати фактичного отримання листа роботодавцем, підтвердженої наявними електронними доказами (штамп часу вхідного листа тощо).

4. Паперовий «мокрий» оригінал не є обов’язковим, якщо погоджено Е-обмін. Якщо сторони погодили електронний канал обміну, роботодавець має право видати наказ про звільнення на підставі електронної заяви, провести розрахунок і надіслати працівниці копію наказу та інформацію про нараховані суми електронно, а за наявності заяви – надіслати трудову книжку поштою, виконавши також обов’язки, встановлені ст. 47 КЗпП. Донадсилання паперової заяви поштою буде лише додатковою підстраховкою, а не умовою законності звільнення.

Для мінімізації ризиків варто зафіксувати у внутрішньому наказі і/або заяві працівниці, що сторони погодили обмін кадровими документами через корпоративну пошту та Дія.Підпис.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?