Облік ЄСВ для працівниці у відпустці за власний рахунок

Наразі дійсно така проблема непоодинока, адже для ФОПів у 2026 році відбувався перехід на квартальний період подання податкового розрахунку.

Лікар не бачить її місце роботи в Електронній системі охорони здоров'я (ЕСОЗ) через те, що в Реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України (ПФУ) відсутні актуальні дані про її трудові відносини.

Вам як роботодавцю необхідно за вересень показати її дані у звіті за 3-й квартал 2026 року.
Оскільки вересень — це третій місяць 3-го кварталу, ви відображаєте її у двох додатках цього звіту:
У Додатку 5 (Д5) за вересень показуєте дату закінчення декретної відпустки до 3 років (03.09.2026).
У Додатку 1 (Д1) за вересень (місяць 3 : показуєте 27 днів відпустки за свій рахунок (графа 13) та 30 днів трудових відносин (графа 14), суми при цьому залишаються порожніми (або 0).

Але,щоб вирішити проблему з лікарем негайно, не чекаючи обробки квартального звіту, вам потрібно подати проміжний Довідковий звіт за вересень.
Він подається з типом «Довідковий» (окрема позначка у формі звіту).
Туди включаються точно такі самі Д5 та Д1 за вересень.
ПФУ обробляє «Довідкові» звіти за 2-3 дні, після чого лікарняний одразу зможуть відкрити.

Нарахування ЄСВ за вересень ФОП не зобов'язаний проводити, якщо у працівниці не було жодного нарахованого доходу. Але от у жовтні, якщо з 21 жовтня у неї починається лікарняний - за ці дні лікарняного їй потрібно буде нараховувати допомогу з тимчасової непрацездатності, і сплата ЄСВ буде обовязковою

УВАГА! Коли наприкінці жовтня або у листопаді ви нарахуєте їй лікарняні за жовтень, база нарахування з'явиться. Якщо загальна сума лікарняних за жовтень виявиться меншою за мінімальну заробітну плату (у 2026 році вона становить 8647 грн), ви будете зобов'язані зробити доплату ЄСВ до мінімального внеску за жовтень (мінімальний внесок — 1902,34 грн)

Відповідно до Інструкції про порядок нарахування ЄСВ (наказ Мінфіну № 449 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0508-15#Text), якщо працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць і отримав будь-який дохід (у вашому випадку — лікарняні), роботодавець зобов'язаний порівняти загальний дохід за цей місяць із мінімальною зарплатою. Якщо лікарняні менші за мінімалку — нараховується доплата до мінімального страхового внеску.

Раді допомогти, звертайтесь ще!