Видайте працівнику ТК та отримайте підпис в Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Більше нічого додатково оформлювати не потрібно.

В подальшому при звільненні таких працівників заява на зберігання ТК не потрібна. Керуйтесь нормою Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58. Трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції).

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки (п. 4.2 Інструкції). Тобто працівник нічого не пише, а роботодавець надсилає йому в день звільнення повідомлення про необхідність отримати ТК.

Раді допомогти, звертайтесь ще!